Les entreprises émettent quotidiennement des millions de courriers unitaires générés au fil de l’eau par tous les utilisateurs de l’entreprise au travers de leurs applications métiers ou de leurs outils bureautiques.

50%

des courriers de gestion ne sont pas industrialisés en France (Source : LA POSTE Dides)

Ces courriers disséminés dans tous les services de l’entreprise sont gérés manuellement par chaque utilisateur, entrainant des traitements fastidieux, chronophages et sujets à erreurs. Des documents qui peuvent représenter pour de grandes organisations des dizaines de milliers de courriers journaliers et qui du fait de leur traitement unitaire, engendrent des coûts conséquents et notamment un affranchissement au tarif fort.

Transformez vos courriers égrenés en flux industriel

Atout

Solution simple à utiliser et à implémenter. Elle est appréhendable par tous sans formation significative, sans perturber les habitudes de travail, sans reprogrammation de vos applicatifs métiers.

Avec HUBMAIL, harmonisez votre communication sortante et donnez une image cohérente de votre entreprise à vos destinataires. L’industrialisation du courrier permet notamment d’améliorer vos processus internes et de réduire vos dépenses de 30% à 60%.

courriers égrenés
Vous réduisez le coût global de production et d’affranchissement des courriers de 30 à 60%.
Vous diminuez votre parc de machines de proximité (imprimantes, machines à affranchir) et vos dépenses.

courriers égrenés
Vous automatisez vos processus, facilitez le travail quotidien de vos collaborateurs, et réduisez les marges d’erreurs.
Vous réduisez de plus de 60% le temps consacré par vos collaborateurs à ces tâches manuelles.

courriers égrenés
Vous reprenez le contrôle sur ces documents qui vous échappent aujourd’hui et maitrisez vos risques.
Vous centralisez le suivi, le pilotage des envois, ainsi que l’archivage. Vous disposez d’une vraie plateforme de traçabilité de l’ensemble de vos courriers unitaires.

courriers égrenés
Vous gérez efficacement votre transition numérique et accélérez la dématérialisation du courrier.

HUBMAIL collecte les courriers unitaires égrenés sur le poste de chaque utilisateur pour les normaliser – afin de les rendre éligibles au traitement industriel et conformes à la charte de l’entreprise – et les adresse le cas échéant dans un workflow de validation et de signature.

A partir d’une multitude de petits courriers unitaires, vous générez un flux industriel qui pourra être trié et organisé dans la plateforme d’Harmonie Communication Suite et être :

  • soit imprimé dans le site de production de votre choix (interne ou externe), mis sous pli automatiquement, affranchi au tarif postal industriel et adressé en courrier simple ou en recommandé. Les courriers pourront être au besoin regroupés en fonction de règles dans une même enveloppe.
  • soit adressé vers des canaux de diffusion électroniques.
  • et en parallèle archivé dans vos systèmes d’archivage ou de GED et/ou être éclaté dans le coffre-fort à valeur probatoire de chaque destinataire.

A tout moment l’utilisateur peut se connecter au travers d’un simple navigateur sur l’interface de contrôle et de traçabilité de HUBMAIL afin de visualiser l’ensemble des documents qu’il a émis et suivre leur statut.

Ils utilisent Hubmail

Harmonie Communication Suite

Une suite modulaire composée de 4 solutions reposant sur une plateforme unique

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