Se faire accompagner dans votre projet de gestion documentaire


L’expertise et le conseil en gestion documentaire s’avèrent nécessaires aux entreprises pour améliorer la productivité, en facilitant l’accès et le contrôle des fichiers pour accélérer le processus de travail. Pour mettre en place le système adapté au sein de votre entreprise, SEFAS met à profit sa longue expérience en la matière.


De la nécessité d’une gestion électronique


Lorsque le volume des documents croît, leur manipulation devient problématique. Les difficultés d’accès aux informations occasionnent une perte de temps considérable, car la traçabilité et l’organisation des fichiers laissent à désirer, et il arrive que certains disparaissent tout simplement au milieu d’ensembles plus étendus à cause de leur nombre trop important. C’est pourquoi il est nécessaire d’envisager une gestion documentaire efficace pour gagner en productivité.


Ainsi, un outil spécifique est de rigueur pour fluidifier la circulation des informations, surtout les documents passant par une chaîne de validation. En outre, l’indexation et l’archivage automatisés facilitent les recherches et le classement, pour permettre aux utilisateurs d’accéder rapidement aux dossiers dont ils ont besoin. C’est donc le secteur informatique le plus indiqué pour fournir des solutions en la matière. Il existe aujourd’hui différentes offres sur le marché, vous pouvez faire appel à des professionnels de conseil en gestion documentaire pour déterminer la réponse adaptée à vos besoins.


Mettre en place un logiciel dédié


Un conseil en gestion documentaire vous aide à conduire votre projet par étapes :

  • Analyse de l’existant pour cerner les besoins et définir la meilleure méthode afin de réaliser votre projet dans de bonnes conditions
  • Mise en œuvre technique de la solution choisie et formation de vos collaborateurs
  • Paramétrage des plateformes puis intégration selon les applications métier
  • Déploiement


Il est essentiel de faire appel à un consultant dès le début, car il serait difficile de trouver une offre clé en main. En effet, ce n’est pas seulement un logiciel, il s’agit d’une véritable méthode de travail à adopter par vos équipes. Chaque entreprise travaille sur des documents spécifiques sous des contraintes particulières, avec des objectifs précis. Tous ces facteurs vont déterminer la manière de mettre en place votre système de gestion documentaire, d’où l’importance du conseil. Cette démarche en amont va optimiser les résultats attendus de l’outil adopté.


SEFAS, votre partenaire en gestion documentaire


SEFAS est un éditeur international de logiciels de gestion documentaire depuis plus de vingt ans. Nos solutions vous aident à créer et à composer des documents d’entreprise personnalisés, mais surtout à optimiser la gestion des informations :

  • Une diffusion omnicanal au service de votre communication externe
  • Une plateforme qui centralise les dossiers pour des travaux en groupe dynamiques, permettant de boucler rapidement les dossiers clients
  • Une digitalisation progressive pour avancer dans votre transformation numérique sans rupture.


SEFAS est intervenu dans plusieurs secteurs pour apporter conseil et expertise en gestion documentaire. Parmi nos références, figurent des banques et assurances (MAIF, Groupama, HSBC, La Banque de Luxembourg,...), des sociétés du secteur public et des collectivités (Pôle Emploi, La Poste, ENIM, L’Institut Mutualiste Montsouris...), des prestataires de services (EPIQ Systems, Siemens, AON Hewitt, DST International,...) et des entreprises œuvrant dans la télécommunication, comme Orange ou BT.