Industrialisation de courrier égrené avec un expert


Un expert en courrier égrené accompagne les entreprises dans l’industrialisation de leurs correspondances isolées pour une meilleure productivité. SEFAS, éditeur international d’applications spécialisées, propose une solution intéressante pour la réorganisation de vos courriers.


Pourquoi massifier vos courriers égrenés ?


Les courriers égrenés, généralement produits des postes de travail des collaborateurs, constituent une problématique particulière au sein de l’entreprise. Tout d’abord, leur accessibilité laisse à désirer surtout en cas de changement de la personne responsable. La conservation de copies et l’archivage reposent sur l’utilisateur seul, mais ne sont pas automatisées, donc risque d’entrainer des pertes. D’ailleurs, à cause de leur production individualisée, ces documents ne conviennent pas toujours aux couleurs et normes de la société, pouvant renvoyer une image incohérente auprès des destinataires.


Le matériel utilisé peut également être en cause. Plusieurs machines à affranchir de marques différentes accroissent les risques d’erreurs. En outre, le besoin d’installer de tels appareils de proximité au sein de chaque service, a un coût qu’il serait intéressant d’épargner. Enfin, l’envoi de ces courriers en flux industriel réduit les tarifs postaux.


Toutes ces raisons justifient la massification du courrier égrené, qui nécessite l’intervention d’un expert car il s’agit d’un véritable projet de réorganisation.


Comment s’initie le processus d’industrialisation du courrier égrené ?


Un outil servant à intégrer le courrier égrené dans le flux industriel devrait collecter ces courriers individualisés et les normaliser selon la charte graphique de l’entreprise et les normes demandées. Ces lettres peuvent ensuite être imprimées sur une imprimante industrielle aux formats requis, puis mises automatiquement sous pli, affranchies et adressées.


Pour le courrier électronique, il est distribué via tous les canaux de diffusion souhaités. Vous contrôlez leur envoi et mise à disposition. D’un côté, des copies sont automatiquement archivées et tous les courriers produits bénéficient d’une traçabilité avancée.


La massification ne se limite donc pas à la production de courrier normalisé, tous les services l’adoptent en tant que méthode de travail. Un expert en courrier égrené va alors dispenser une formation à vos collaborateurs, mais il étudiera surtout en amont la structure de l’entreprise et ses besoins afin de déterminer la meilleure façon de gérer les enjeux des courriers individuels et d’optimiser vos relations externes grâce à leur industrialisation.


Votre projet avec SEFAS


Pour les entreprises souhaitant réorganiser leur correspondance en incorporant les courriers isolés à une chaîne documentaire complète, SEFAS offre une solution innovante assortie de services selon vos besoins.


Notre produit Harmonie Communication Hubmail réduit vos dépenses de 30% à 60% en améliorant vos processus internes. Ce dispositif collecte, trie et organise les petits courriers dispersés dans tous les services. Vous pouvez donc suivre et contrôler la validation, les modifications et l’itinéraire de chacun d’eux.


SEFAS est expert en courrier égrené. Editeur, nous proposons des formations et monitorats à l’intention des utilisateurs sur les bonnes pratiques concernant nos applications. Du fait de notre expérience, nous assurons aussi des études et des expertises produits pour accompagner au mieux l’industrialisation des courriers isolés au sein des entreprises.