Gestion documentaire : optez pour la formation


Une formation en gestion documentaire accompagne nécessairement la mise en place d’un logiciel dédié, pour un investissement intéressant. SEFAS édite des applications spécialisées et propose aux utilisateurs formation et monitorat.


Pourquoi mettre en place un système de gestion documentaire ?


Même si les résultats de la mise en place d’un système de gestion documentaire restent difficilement mesurables, il s’agit d’une démarche intéressante car les enjeux sont réels pour la productivité de l’entreprise.


Tout d’abord, l’amélioration de l’accès aux dossiers induit un gain de temps appréciable que l’on peut rentabiliser ailleurs. L’organisation des fichiers et leur centralisation dans une plateforme unique offrent la possibilité de suivre les mises à jour des documents. Par conséquent, chaque collaborateur concerné peut suivre l’itinéraire d’un fichier dans la chaîne de validation sans besoin de partage manuel.


D’ailleurs, opter pour une gestion électronique de vos documents d’entreprise constitue un pas vers la transformation numérique, démarche incontournable à l’ère du digital. Enfin, les processus qualité comme ISO 9001 intègrent la gestion documentaire, rendant nécessaire la formation des équipes et la mise en place d’un logiciel spécifique. Il convient donc d’initier un vrai projet pour le contrôle et l’utilisation des dossiers professionnels.


Qu’attendre d’une formation en gestion documentaire ?


Il existe différents prestataires proposant des applications dédiées à la gestion documentaire. Ces logiciels ne doivent pas demeurer de simples outils de travail, ils intègrent une méthode de traitement innovante de vos documents. Cela signifie que toutes vos équipes sont concernées : pour la modélisation de fichiers, le paramétrage des plateformes et la correspondance du logiciel aux applications métier, les collaborateurs doivent disposer des connaissances utiles à la mise en œuvre de la solution. C’est pourquoi il faut choisir un prestataire capable d’un réel transfert de compétence en plus de l’expertise produit.


Les éditeurs proposent généralement un accompagnement dans la mise en place du logiciel, mais vous devez exiger plus selon vos besoins, notamment l’aide à la conduite de tout le projet. Il s’agit d’un travail en amont pour définir les solutions adaptées et ensuite élaborer le système de gestion documentaire approprié, puis procéder à la formation des utilisateurs. En effet, un tel investissement inclut les conseils et l’assistance des spécialistes pour être intéressant.


Solution logicielle et formation de vos équipes avec SEFAS


SEFAS est un éditeur de logiciels de gestion documentaire, mais dispense également des formations en la matière.


Dans la mise en place et le déploiement des solutions proposées, nous accompagnons vos collaborateurs afin qu’ils s’approprient l’application comme il se doit. Selon le type de documents utilisé, les contraintes d’utilisation et les objectifs à atteindre, SEFAS prodigue aussi des conseils d’expert reposant sur une vingtaine d’expérience. Sachant que chaque entreprise bénéficie de conditions de travail différentes, nous nous engageons à un monitorat personnalisé envers nos clients. En outre, des séminaires en ligne, un support hotline ainsi qu’un club utilisateur sont à votre disposition au besoin.


Grâce à notre expertise métier, la flexibilité et la réactivité de nos collaborateurs, vous profiterez d’une formation sur mesure en gestion documentaire, pour une productivité accrue.