Massification des documents et courriers : optez pour les bons outils


La massification des documents et des courriers de l’entreprise constitue un moyen efficace pour réduire les coûts de production et de diffusion de ces derniers, entre autres avantages, mais qui requiert des outils performants. Les logiciels de gestion documentaires proposés par SEFAS aux PME et grandes entreprises sont aussi efficaces que robustes pour prendre en charge de nombreux documents.


La gestion documentaire d’entreprise : un travail fastidieux et coûteux


La gestion documentaire en entreprise comprend différentes tâches : la conception, la production (précédée d’une personnalisation si nécessaire), la diffusion et le suivi. L’archivage peut également faire partie des travaux qui reviennent aux responsables. Compte tenu de la multiplicité des opérations, du nombre de documents à prendre en charge (et qui sont généralement de différents types), il est évident que la réalisation manuelle de cette tâche peut vite devenir stressante et harassante. Par ailleurs, il s’agit également d’une opération qui peut coûter cher, notamment en ce qui concerne la diffusion et l’envoi des documents et courriers (préparation et frais d’affranchissement).


Diverses solutions sont cependant disponibles pour optimiser les coûts de traitement et d’envoi. Outre l’acquisition d’outils performants pour la chaîne éditique, procéder à la massification des documents et des courriers permet de réduire de manière notable les frais divers relatifs à la production et la diffusion des divers documents de l’entreprise.


Les particularités de nos solutions de massification des documents et courriers égrenés


HubMail simplifie avant tout le quotidien de vos collaborateurs, car cette solution logicielle se charge du tri et du regroupement des courriers suivant des critères préalablement définis par l’utilisateur (localité, destinataire...). Il est possible de créer un processus de validation en ligne et d’effectuer un suivi des courriers émis. En effet, l’archivage des envois effectués par tous les services de votre entreprise s’effectue de manière automatique, ce qui permet d’obtenir un niveau de traçabilité optimale.


Par ailleurs, vous pouvez aussi externaliser la massification de vos documents et courriers égrenés sur nos sites de production. Dans ce cas, les courriers émis quotidiennement par les applications d’entreprise sont regroupés dans une « corbeille » de traitement, puis imprimés directement par nos soins. Il vous appartient toutefois de définir la fréquence de la relevée de vos courriers.


Disponibles en mode SaaS, nos solutions ne nécessitent aucune installation sur votre ordinateur.


Pourquoi nous choisir ?


Appartenant au groupe DOCAPOST EBS, nous sommes spécialisés dans l’édition de solutions logicielles d’éditique et de gestion documentaire. Depuis plus de 20 ans, nous avons accompagné un grand nombre d’entreprises œuvrant dans différents secteurs d’activité en leur fournissant des solutions en phase avec l’évolution de la technologie et de leurs besoins.


Nous pouvons ainsi contribuer activement à l’amélioration de votre relation client en mettant à votre disposition notre savoir-faire et notre expérience dans le domaine de l’optimisation du traitement, de la production et de la gestion de vos documents d’entreprise.


Pour finir, nous vous offrons l’avantage de produire et d’émettre un volume important de courriers, de bénéficier des meilleurs tarifs d’affranchissement et de garder le contrôle de vos envois.


Étant un véritable expert SEFAS propose à sa clientèle des solutions de réalisation de documents d’entreprise personnalisées et de composition dynamique en mode batch et sur commande. Son expertise et son expérience lui ont donné la possibilité d’être une société de renommée internationale. SEFAS est un créateur de renom de solutions logicielles éditiques et de gestion des documents. Précisons que SEFAS propose également aux entreprises des solutions de composition documentaire et de courriers, quel que soit le moyen de diffusion, papier ou numérique. SEFAS procure des solutions aux PME/ETI, entreprises de taille moyenne, grands groupes et exerçant dans tous les domaines.