Hubmail
Avec HUBMAIL, transformez vos courriers égrenés en flux industriel
Chaque jour, les entreprises produisent des millions de courriers unitaires, générés en temps réel par les utilisateurs au sein de l’organisation. Ces documents proviennent aussi bien des applications métiers que des outils bureautiques, utilisés quotidiennement dans le cadre de leurs activités.
Dispersés dans l’ensemble des services, ces courriers sont souvent gérés manuellement par chaque utilisateur. Cette pratique entraîne des traitements longs, complexes et propices aux erreurs. Pour les grandes entreprises, cela représente parfois plusieurs dizaines de milliers de courriers par jour. Or, leur gestion unitaire alourdit les coûts, notamment en matière d’affranchissement, souvent facturé au tarif le plus élevé.
des courriers de gestion ne sont pas industrialisés en France (Source : LA POSTE Dides)
Les atouts d’HUBMAIL
La solution est simple à mettre en place et à utiliser. En effet, elle s’intègre facilement dans votre environnement existant.
Elle ne nécessite ni formation particulière, ni changement dans les habitudes de travail.
De plus, aucune reprogrammation de vos applicatifs métiers n’est requise.
Ainsi, tous les utilisateurs peuvent l’adopter rapidement, sans résistance.
HUBMAIL centralise les courriers unitaires générés sur les postes de travail de chaque utilisateur. Il les normalise automatiquement pour garantir leur conformité. Cette normalisation rend les documents compatibles avec un traitement industriel et alignés sur la charte de l’entreprise. Si besoin, les documents sont orientés vers un workflow de validation et de signature.
Vous transformez ainsi de nombreux courriers épars en un flux de production maîtrisé. Ce flux est ensuite trié et organisé dans la plateforme Harmonie Communication Suite. Il peut être imprimé sur le site de production de votre choix, en interne ou en externe. Les plis sont ensuite affranchis au tarif industriel et envoyés en courrier simple ou recommandé. Plusieurs courriers peuvent être regroupés dans une même enveloppe selon des règles définies.
Le flux peut aussi être orienté vers des canaux de diffusion numériques. En parallèle, les documents sont archivés dans votre GED ou dans un coffre-fort numérique. Chaque destinataire peut recevoir un accès individuel à son propre espace sécurisé.
À tout moment, l’utilisateur accède à HUBMAIL via un simple navigateur web. Il peut consulter ses envois et suivre leur statut en temps réel.
Réduisez le coût global de production et d’affranchissement des courriers de 30 à 60%.
Diminuez votre parc de machines de proximité (imprimantes, machines à affranchir) et vos dépenses.
Automatisez vos processus, facilitez le travail quotidien de vos collaborateurs, et réduisez les marges d’erreurs.
Réduisez de plus de 60% le temps consacré à ces tâches manuelles.
Reprenez le contrôle sur ces documents qui vous échappent aujourd’hui et maitrisez vos risques. Grâce à une centralisation complète, vous simplifiez l’envoi, le suivi et l’archivage. De plus, vous pilotez chaque document depuis une interface unique, accessible à tout moment. Vous bénéficiez ainsi d’une plateforme de traçabilité claire et fiable. Chaque courrier est suivi depuis sa création jusqu’à sa distribution finale, sans rupture de chaîne.
Gérez efficacement votre transition numérique et accélérez la dématérialisation du courrier.
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