Flux documentaires
Optimiser la gestion des flux documentaires
Le pilotage des flux documentaires d’une entreprise ou d’une organisation est une tâche complexe qui nécessite une stratégie et des outils spécifiques. Toute structure dont les activités imposent l’usage d’un volume considérable de documents en tous genres peut faire appel à SEFAS Innovation pour trouver les solutions logicielles de gestion documentaire adaptées à leurs besoins.
Les différents documents utilisés par l’entreprise
Une entreprise utilise toutes sortes de documents dans le cadre de ses relations avec ses différents interlocuteurs externes. En fonction de sa taille et de ses activités, les flux documentaires externes et internes peuvent être considérables.
Il peut s’agir de documents relatifs aux transactions commerciales avec ses clients ou ses fournisseurs (bons de commande, factures, relances de paiement, etc.), des lettres d’informations diverses ou encore d’outils marketing et publicitaires. Toute la paperasserie administrative, régulière ou ponctuelle, en fait également partie ainsi que les courriers de communication avec les divers partenaires, financiers ou autres. Par ailleurs, sont également inclus tous les documents créés et diffusés en interne : notes d’information et de services, fiches de paie, demandes diverses émis par les salariés et leurs réponses, etc.
Il est évident que la gestion documentaire en entreprise ne sera pas facile sans une méthode bien pensée et des outils adaptés. De nos jours, les technologies comme l’informatique et la numérisation permettent toutefois de faciliter le pilotage des flux documentaires.
Principes de gestion des flux documentaires
Puisqu’il faut s’occuper à la fois des documents qui arrivent, de ceux destinés à l’envoi, et aussi du courrier interne, la gestion des différents types de document circulant au sein d’une entreprise est loin d’être un travail de tout repos, encore moins si elle se fait à la main. En effet, entre autres opérations, il faudra procéder à la production, à la réception du courrier entrant, au tri, à l’envoi et au suivi du courrier sortant, à l’archivage ou à la destruction de centaines de documents. Ce poste fait par ailleurs partie de ceux qui coûtent cher à l’entreprise s’il n’est pas bien organisé.
La gestion des flux documentaires implique plusieurs étapes, de la rédaction à la diffusion en passant par le traitement des avis. L’intérêt de cette tâche est de créer, partager, organiser et suivre les informations sans altérer le document. De plus, il est essentiel que les différents acteurs qui interagissent puissent accéder au document avec le bon format et sur le bon support.
Aujourd’hui, Il existe de nombreuses solutions logicielles offrant la possibilité de réduire le temps de traitement et les coûts de chaque opération liée à la gestion des documents de l’entreprise. La gestion de flux documentaires, la production et la diffusion des documents peuvent en effet être automatisées.
Logiciels performants pour gérer efficacement les flux documentaires
Les solutions de production documentaire industrialisée de SEFAS ont été développées pour rendre possible la dématérialisation des processus internes et la conservation de la trace de chaque document envoyé, et ce, quelle que soit la mode de diffusion (e-mail, fax, courrier…). Elles visent ainsi à améliorer le suivi de la relation client et réduire les coûts de l’émission des documents d’entreprise.
Pour répondre aux spécificités de vos besoins, nous proposons le logiciel « Express HybridMail », lequel permet de faire converger la production documentaire industrielle et l’impression bureautique. Alors que le logiciel « HubMail », une solution en mode SaaS, permet d’industrialiser et de massifier la production des courriers générés à partir des applications d’entreprise et bureautiques. Ces formules présentent des avantages pluriels qui rejaillissent sur la compétitivité de l’entreprise et la productivité des collaborateurs : réduction des coûts de traitement, gain de temps, diminution des tâches manuelles, respect des délais. Grâce à celles-ci, vous pouvez optimiser le cycle de traitement et de diffusion des documents d’entreprise et gérer efficacement les flux documentaires.
Éditeur international de solutions logicielles de gestion documentaire
Une des références mondiales dans l’édition de solutions logicielles d’éditique et de gestion documentaire, notre entreprise mise sur l’innovation afin de pouvoir satisfaire les attentes de tous nos clients. Pour ce faire, nous avons conçu une gamme complète de solutions comprenant des logiciels de création de documents d’entreprise personnalisés, des outils de production de documents et courriers, mais aussi des logiciels de composition dynamique à la demande, en mode batch ou interactif.
Si vous êtes à la recherche de solutions simples et efficaces pour faciliter la gestion et le contrôle de vos flux documentaires, nous pouvons vous fournir des prestations sur mesure en parfait accord avec vos besoins. D’ailleurs, notre équipe d’experts peut assumer des missions de conseil et d’assistance dans la définition de vos besoins fonctionnels et l’élaboration de l’architecture éditique ainsi que dans la gestion de vos projets et l’intégration des logiciels dans votre environnement métier.