Formation à distance, E-learning, préparation à la certification QUALIOPI
L’adaptation du centre de formation de SEFAS
Pour assurer la continuité de ses activités de formation depuis le début de la crise sanitaire, SEFAS s’est adaptée en dispensant ses formations à distance. Comme de nombreux centres de formation, il a fallu se réinventer rapidement afin de pouvoir assurer l’ensemble des formations programmées, sans aucune rupture de service. La formation à distance a été mise en place dès l’annonce du premier confinement au mois de Mars 2020.
« 2020 a été une année charnière qui nous a demandé une remise en question globale sur notre approche de la formation, tant au niveau pédagogique que technique. »
Le travail collaboratif à distance : une pratique rodée chez SEFAS
La collaboration à distance était déjà une pratique courante et rodée chez SEFAS depuis de nombreuses années. Le travail en équipe avec nos filiales anglaise et américaine, les échanges avec nos clients d’outre-mer, les démonstrations en visioconférence ont habitué l’ensemble des collaborateurs de SEFAS à travailler à distance au travers de plateforme collaborative avec visioconférence, partage d’écrans,… La mise en place du télétravail chez SEFAS en 2019 a permis de surcroit à la plupart des collaborateurs de SEFAS de disposer de moyens matériels et d’outils de communication (Teams, VPN,…) et de travailler à domicile comme s’ils étaient au bureau.
La formation des clients à distance, un nouvel enjeu pour SEFAS
Ce que nous n’avions pas encore mis en place avant Mars 2020 était la formation de nos clients à distance. Nos sessions de formation étaient dispensées soit au centre de formation de SEFAS à Ivry, soit sur site client. Il a donc été nécessaire de construire une plateforme Harmonie Communication Suite en mode SaaS dédiée à la formation en quelques jours. Il a fallu également organiser le référentiel de formation de sorte que chaque stagiaire puisse avoir plusieurs identifiants afin de simuler la collaboration entre plusieurs profils utilisateurs. Chaque profil ayant des droits et habilitations ainsi qu’un accès à un domaine spécifique selon qu’il s’agisse :
- D’un expert, chargé de mettre en place l’organisation du référentiel, la mise à disposition des ressources au travers d’une charte graphique ou de concevoir des mises en page complexes à partir des ressources mises à disposition
- D’un utilisateur de profil MOA chargé de concevoir des mises en page simples dans un environnement WEB à partir des ressources mises à disposition
Formation à distance : retour sur une expérience réussie
Depuis un an, près de 90% des nouveaux utilisateurs ont été formés à distance et le retour d’expérience est positif aussi bien côté formateur que côté stagiaires.
L’organisation d’une formation à distance n’est pas vraiment différente de celle d’une formation en présentiel : même nombre de participants maximum par session (6 personnes), durée identique variant de 1 à 3 jours selon le module et un déroulé sensiblement identique. Avant la formation le formateur communique les identifiants de connexion à la plateforme SAAS et met à disposition les supports de cours. Durant la formation, le partage d’écrans permet l’interactivité. Le formateur partage son écran pour expliquer les manipulations, puis il observe ceux des participants lors des exercices. La plateforme lui permet éventuellement de prendre la main sur son poste lorsqu’il rencontre des difficultés. Mais cette pratique est peu utilisée car l’objectif d’un point de vue pédagogique est toujours d’amener le stagiaire à corriger ses erreurs et à lever ses blocages par lui-même.
En revanche, en termes d’équipement, rien ne vaut une salle de formation équipée pour le confort des stagiaires. En télétravail, ils n’ont pas toujours l’équipement idéal (deux écrans minimum et un casque). Pour tirer le maximum de cette expérience d’apprentissage, Il faudrait que les stagiaires disposent de 3 écrans : un écran pour manipuler, un pour observer les manipulations du formateur et un pour suivre le support de cours.
Au départ, nous craignions que ce format à distance ait un impact sur l’apprentissage de nos futurs utilisateurs. Nous avons constaté au contraire que, dans leur propre environnement, ils se sentaient à l’aise et pour certains avaient moins d’appréhension qu’en présentiel. En matière de concentration, ceci est variable d’un individu à un autre et selon son niveau d’équipement. Mieux il est équipé, plus cela favorise sa concentration. Mais c’est avant tout le rôle du formateur que de maintenir la concentration de sa classe virtuelle avec un rythme adéquat, plus dynamique et en séquençant davantage son cours.
Bien que le retour d’expérience s’avère positif, la formation à distance a toutefois ses limites. Le présentiel apporte ce qui est irremplaçable : la convivialité autour d’un café ou d’un déjeuner, les échanges informels entre le formateur et les utilisateurs et entre stagiaires eux-mêmes, qui enrichissent également l’apprentissage. Nous espérons pouvoir ré-ouvrir bientôt notre « classe » physique afin d’alterner sur une même session « distantiel » et présentiel ou tout du moins laisser le choix à nos clients entre ces deux formules.
Le centre de formation SEFAS poursuit son évolution
Cette expérience menée depuis un an a accéléré le projet de e-learning de SEFAS qui permettra aux utilisateurs de la suite Harmonie Communication de se former à distance mais à leur rythme.
C’est le chantier 2021 sur lequel travaille actuellement l’équipe de formation de SEFAS en lien avec SOFTEAM INSTITUTE, entité de DOCAPOSTE désignée pour coordonner les projets de e-learning du groupe et préparer la certification QUALIOPI. Cette certification interviendra dans l’année afin que nos clients et partenaires puissent continuer bénéficier des financements des OPCO pour 2022.