Glossaire – Massification des documents/courriers 2018-12-21T08:52:18+00:00

Choisissez SEFAS pour la massification des documents et des courriers en entreprise

L’industrialisation ou la massification des documents et des courriers bureautiques est une alternative intéressante pour réduire considérablement les coûts liés à l’éditique. Toutefois, cette méthode a tendance à mettre de côté les besoins spécifiques de chaque métier pour se concentrer essentiellement sur l’économie réalisée sur l’affranchissement. De ce fait, il devient impératif pour les entreprises de recourir à un spécialiste de la gestion de production documentaire à l’instar de SEFAS pour bénéficier d’une solution logicielle à la fois efficace, fiable et compatible.

La gestion documentaire d’entreprise : une tâche complexe mais indispensable

La production documentaire constitue une branche importante de la chaine éditique. Elle facilite entre autres les échanges avec les différents acteurs qui interagissent avec l’entreprise. Pour ce faire, cette dernière doit disposer de ressources humaines et matérielles suffisantes pour mieux gérer et organiser chaque opération. La gestion documentaire en entreprise comprend différentes tâches telles que la conception, la production (précédée d’une personnalisation si nécessaire), la diffusion et le suivi. L’archivage peut également faire partie des travaux qui reviennent aux responsables. Cependant, compte tenu de la multiplicité des opérations et du nombre de documents à prendre en charge (et qui sont généralement de différents types), il est évident que la réalisation manuelle de cette tâche peut vite devenir stressante et harassante. Par ailleurs, il s’agit également d’une opération coûtant chère, notamment en ce qui concerne la diffusion et l’envoi des documents et courriers (préparation et frais d’affranchissement).

Heureusement, diverses solutions sont désormais disponibles pour optimiser les coûts de traitement et d’envoi. Outre l’acquisition d’outils performants pour la chaîne éditique, procéder à la massification des documents et des courriers permet de réduire de manière notable les frais divers relatifs à la production et la diffusion des divers documents de l’entreprise.

La massification des documents et courriers égrenés : une solution clé en main

HubMail simplifie avant tout le quotidien de vos collaborateurs, car cette solution logicielle se charge du tri et du regroupement des courriers suivant des critères préalablement définis par l’utilisateur (localité, destinataire…). Il est donc possible de créer un processus de validation en ligne et d’effectuer un suivi des courriers émis. En effet, l’archivage des envois effectués par tous les services de votre entreprise s’effectue de manière automatique, ce qui permet d’obtenir un niveau de traçabilité optimal.

Par ailleurs, vous pouvez aussi externaliser la massification de vos documents et courriers égrenés sur nos sites de production. Dans ce cas, les courriers émis quotidiennement par les applications d’entreprise sont regroupés dans une « corbeille » de traitement, puis imprimés directement par nos soins. Il vous appartient toutefois de définir la fréquence de la relevée de vos courriers.

Disponibles en mode SaaS, nos solutions ne nécessitent aucune installation sur votre ordinateur.

En ce qui concerne SEFAS

Appartenant au groupe DOCAPOST EBS, nous sommes spécialisés dans l’édition de solutions logicielles d’éditique et de gestion documentaire. Depuis plus de 20 ans, nous avons accompagné un grand nombre d’entreprises œuvrant dans différents secteurs d’activité en leur fournissant des solutions en phase avec l’évolution de la technologie et de leurs besoins.

Nous pouvons ainsi contribuer activement à l’amélioration de votre relation client en mettant à votre disposition notre savoir-faire et notre expérience dans le domaine de l’optimisation du traitement, de la production, de la gestion et de la massification de vos documents et courriers d’entreprise.

Pour finir, nous vous offrons l’avantage de produire et d’émettre un volume important de courriers, de bénéficier des meilleurs tarifs d’affranchissement tout en gardant le contrôle de vos envois ainsi que d’un accompagnement en temps réel tout au long de votre projet.

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