Les entreprises émettent quotidiennement des millions de documents ou courriers unitaires produits au fil de l’eau par tous les utilisateurs de l’entreprise au travers de leurs applications métiers ou de leurs outils bureautiques (fréquemment sous Word). Ces documents unitaires sont appelés « courrier égrené ».

Par nature, ces documents ne suivent pas forcément les règles de mise en forme de l’entreprise car chaque individu a une manière très personnelle de présenter ses documents. Il en résulte une communication client qui ne respectera pas nécessairement la charte graphique de l’entreprise et pourra donner une image négative de l’entreprise. Ce phénomène est toutefois de plus en plus rare dans les entreprises du fait de l’usage de modèles, notamment sous word.

Par contre, ce qui est toujours d’actualité avec ces documents unitaires, est qu’ils sont gérés manuellement par l’utilisateur : tant en termes de contenu, qu’en termes de traitement, de diffusion et de sauvegarde… entraînant des tâches chronophages et sujettes à erreurs.

Rappelons qu’il s’agit fréquemment de documents de gestion que l’utilisateur ne peut pas effectuer dans son application métier par exemple lors d’un traitement d’un cas particulier non prévu en amont dans l’application. Au lieu de remonter cette information à la DSI, l’utilisateur a tendance à recourir à ses outils bureautiques en vue d’aller plus vite…

Ces documents ne sont de surcroît que rarement partagés. Ils restent fréquemment stockés sur le disque dur de chaque utilisateur de l’entreprise ou dans une GED sans avoir été indexé au préalable (ou mal indexé). Ces documents échappent à tout contrôle et pire à tout moteur de recherche. Il est ainsi fréquent qu’au fil du temps on ne les retrouve plus! Il y a une autre conséquence au fait qu’ils ne soient pas partagés : les mêmes contenus peuvent être produits par plusieurs utilisateurs entraînant des tâches redondantes qui aurait pu être évitées.

Dernier point et non des moindres : N’étant pas normalisés, ces courriers ne peuvent être industrialisés et sont de ce fait affranchis au tarif fort.

Ces courriers égrenés disséminés dans tous les services de l’entreprise peuvent représenter pour de grandes organisations des dizaines de milliers de courriers journaliers et qui du fait de leur traitement unitaire, engendrent des coûts conséquents : en affranchissement postal mais également en temps de travail, en coût d’impression, …

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