Document à valeur probatoire
Gestion de document à valeur probatoire : optez pour l’outil proposé par SEFAS Innovation
La gestion documentaire en entreprise est une opération aussi chronophage que fastidieuse. Dans certains cas, comme pour le document à valeur probatoire des précautions particulières doivent être mises en œuvre dans le cadre de son traitement et son archivage. SEFAS Innovation propose des solutions logicielles qui permettent de simplifier la gestion et d’assurer la sécurité des documents d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un document à valeur probatoire ?
Comme précisé dans sa dénomination, le document à valeur probatoire, qui est parfois appelé document à valeur probante, est généralement destiné à servir de preuve. On pourra y recourir en cas de souci ultérieur. Il peut s’agir d’une facture, d’un bon de commande, d’un contrat ou de tout type d’accord écrit et signé par les parties concernées.
Toutefois, il est utile de préciser ici que sa valeur en tant que preuve peut varier en fonction de la situation, de son contenu ou des enjeux de ces derniers. Le facteur temps ne doit pas non plus être négligé, il ne doit pas altérer la pertinence du contenu. D’où l’importance de prendre soin du fond et de la forme du document, notamment au niveau des informations qui engagent les différents protagonistes. Par ailleurs, la méthode de conservation du document doit assurer son authenticité afin qu’il puisse garder sa valeur probante.
De nos jours, la plupart des documents d’entreprise, y compris le document à valeur probatoire, sont numérisés et leur gestion requiert des outils logiciels spécifiques. Si vous êtes à la recherche d’une solution de GED en entreprise, SEFAS Innovation est un partenaire de référence pour vous accompagner dans votre projet.
Gestion de document à valeur probante : une opération délicate
La gestion de documents d’entreprise est une tâche aussi fastidieuse que chronophage à effectuer manuellement. Cependant, avec l’informatique et le numérique, la création, la diffusion, la réception, le traitement, l’archivage ou encore la destruction des documents utilisés dans le cadre des activités de la société deviennent plus faciles. Grâce à l’automatisation de toute ou partie de ces travaux notamment.
En ce qui concerne le document à valeur probatoire, le processus est un peu plus complexe et délicat, compte tenu de l’importance des enjeux de la qualité et de la pertinence de son contenu et surtout de son mode de conservation. Ce type de document est en effet destiné à être gardé pendant une durée plus ou moins étalée dans le temps. On sait également que les documents numérisés sont faciles à modifier.
La sécurité de cette catégorie de documents doit ainsi être assurée. Outre l’utilisation d’une méthode qui permet de le rendre modulable uniquement sous conditions (codage, accès réglementé par mot de passe, blocage des modifications, etc.), le moyen de stockage doit aussi être bien choisi (coffre-fort électronique, support physique, etc.).
SEFAS Innovation est un spécialiste en édition de logiciels de gestion de documents qui pourra vous proposer une solution fiable pour la prise en charge de vos documents à valeur probatoire.
Dans le métier de la création de logiciels destinés à la gestion documentaire depuis plus de deux décennies, nous proposons des solutions pour la prise en charge de tous types de documents pour la communication d’entreprise, depuis ceux pour la relation clients jusqu’aux documents publicitaires ou administratifs.
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