Flux d’impression
Gérer vos flux d’impression avec une solution performante
La composition de vos documents d’entreprise et la gestion de production éditique peuvent être optimisées à l’aide des solutions logicielles spécifiques. En vous faisant accompagner par un expert en gestion des communications client (Customer communication Management – CCM) comme SEFAS Innovation, vous pouvez bénéficier d’une solution adaptée aux besoins de votre entreprise.
Parmi les flux d’impression, il y a les flux industrialisables en masse, ce sont par exemple vos factures, bulletins de salaire, cartes vertes pour l’assurance,… mais il y a également les flux d’impression locaux. Ce sont par exemple les documents bureautiques imprimés au fil de l’eau en local sur des imprimantes de proximité ou transmis par email. Ces derniers flux que nous appelons les courriers égrenés peuvent être massifiés et industrialisés au même titre que vos flux produits en masse.
Pour quelles raisons devez-vous massifier vos courriers égrenés ?
Les courriers égrenés, généralement produits au poste de travail des collaborateurs, constituent une problématique particulière au sein de l’entreprise. Tout d’abord, leur accessibilité laisse à désirer surtout en cas de changement de personnel. La conservation de ces documents reposent sur l’utilisateur seul et risque d’entrainer des pertes. D’ailleurs, à cause de la production individualisée, ces documents ne sont pas toujours conformes à la charte graphique de la société, pouvant renvoyer une image incohérente auprès des destinataires.
Le matériel utilisé peut également être en cause. Plusieurs imprimantes de marques différentes accroissent les risques d’erreurs. En outre, le besoin d’installer de tels appareils de proximité au sein de chaque service a un coût qu’il serait intéressant d’épargner.
Enfin, l’envoi de courrier en flux industriel réduit les tarifs postaux. Les gisements d’économies sont importants : vous pouvez ainsi réduire vos dépenses de 30 % à 60 %.
Toutes ces raisons justifient la massification du courrier égrené, nécessitant l’intervention d’un expert, car il s’agit d’un véritable projet de réorganisation.
Processus d’industrialisation du courrier égrené : comment s’effectue ce processus ?
Un outil servant à intégrer le courrier égrené dans le flux industriel collecte ces courriers individualisés et les normalise selon la charte graphique de l’entreprise et les normes postales en vigueur. Ces documents peuvent ensuite être imprimées sur une imprimante industrielle aux formats requis, puis mises automatiquement sous pli, affranchies et adressées.
Pour le courrier électronique, il est distribué via tous les canaux de diffusion souhaités. Vous contrôlez leur envoi et mise à disposition. D’un côté, des copies sont automatiquement archivées et tous les courriers produits bénéficient d’une traçabilité avancée.
La massification ne se limite donc pas à la production de courrier normalisé, tous les services l’adoptent en tant que méthode de travail. Un expert en gestion de courrier égrené va alors dispenser une formation à vos collaborateurs, mais il étudiera surtout en amont la structure de l’entreprise et ses besoins afin de déterminer la meilleure façon de gérer les enjeux des courriers individuels et d’optimiser vos relations externes grâce à leur industrialisation.
En choisissant les solutions proposées par SEFAS Innovation, vous pouvez non seulement disposer d’un système de gestion des communications clients performant, mais aussi de l’accompagnement d’une équipe d’experts qualifiés et expérimentés.
Réalisez votre projet avec SEFAS
Pour les entreprises souhaitant réorganiser leur correspondance en incorporant les courriers isolés à une chaîne documentaire complète, SEFAS propose une solution innovante assortie de services selon vos besoins. Grâce à notre expérience réussie dans le domaine de l’éditique, nous sommes également devenus un acteur incontournable du marché de la communication digitale responsive design.
Avec plus d’une trentaine d’années de pratique et de savoir-faire, nous sommes en mesure de proposer des solutions technologiques pouvant répondre à quasiment tous les besoins de nos clients en matière communication multicanal.
Pour la conception et la gestion de la communication client de l’entreprise vers l’ensemble des canaux de diffusion, nous avons développé la solution Harmonie Communication Suite. Il s’agit d’une suite modulaire qui regroupe 4 solutions logicielles interopérables reposant sur une plateforme unique :
- Designer est à la fois une solution de composition éditique omnicanal et un CMS avec des fonctionnalités évoluées
- eAccess est un portail permettant à un utilisateur métier d’interagir avec son document en y apportant de la personnalisation
- Conductor est l’orchestrateur permettant de capter des évènements de n’importe quel système et de déclencher des actions de communication, de gérer des rebonds,…
- Producer est l’outil indispensable pour garantir la traçabilité des communications sortantes. Cette solution assure le contrôle de chaque document au cours des étapes de production et de distribution.
En tant qu’expert en gestion de courrier égrené, nous proposons des formations et monitorats à l’intention des utilisateurs sur les bonnes pratiques. Notre équipe peut aussi réaliser des études et mettre à votre disposition ses expertises pour accompagner au mieux l’industrialisation des courriers isolés au sein de votre entreprise.