Afin de rendre compte de la mission de service public du Groupe La Poste, l’Observatoire National de la Présence Postale (ONPP) doit remettre chaque année un rapport détaillé de l’accessibilité du réseau de bureaux de Poste et de points de présence pour  chacun des 100 départements et territoires concernés. 

Chaque rapport concentre plusieurs centaines d’indicateurs permettant de mesurer à la fois la fréquentation des agences postales, l’accessibilité au service dans les zones prioritaires de l’aménagement du territoire (zones rurales ou relevant de la politique de la ville), mais aussi le contexte socio-démographique du territoire étudié. A compter du 20 janvier, les rapports sont soumis pour validation aux Commissions départementales de la présence postale. Les rapports validés ou commentés viennent ensuite alimenter un bilan national de la présence postale qui est ensuite transmis aux ministères de tutelle concernés (économie et budget, aménagement du territoire). « La production de ces rapports est une obligation réglementaire. Nous n’avons le droit à l’erreur ni sur la qualité ni sur les délais qui doivent être tenus. Disposer d’une solution de composition dynamique à la hauteur de cette exigence était devenu indispensable », témoigne Smara Lungu, Déléguée à l’Aménagement du Territoire du Groupe La Poste et Secrétaire générale de l’ONPP.

UN DOCUMENT COMPLEXE ET SENSIBLE

Chaque rapport départemental de la présence postale comporte en moyenne une trentaine de pages et de 8 à 15 éléments cartographiques détaillant la situation dans une zone rurale ou urbaine spécifique. Au total, plus de 800 cartes et quelques milliers d’indicateurs sont à intégrer automatiquement. Bien que s’appuyant sur un modèle préétabli, la mise en forme du document obéit à des règles relativement complexes. Le niveau de tel ou tel indicateur, concernant par exemple le respect de la norme postale, détermine l’affichage d’un texte ou au contraire, le camouflage d’une zone inutilisée afin de ne pas laisser de vide sur la page. Pour réaliser l’ensemble de ces documents, le secrétariat général ne dispose en réalité que d’un temps très court. « Nous recevons l’ensemble des données entre le 31 décembre et le 5 janvier. Nous réalisons ensuite les analyses afin de produire les indicateurs et les cartes pour les 100 départements. Ensuite, nous devons générer et mettre à disposition les rapports pour le 20 janvier », poursuit Smara Lungu.

GAIN DE TEMPS ET SÉCURITÉ ACCRUE

L’ONPP a retenu SEFAS pour sa haute performance industrielle de composition dynamique des documents. L’outil de composition est installé sur un serveur sécurisé accessible depuis tous les postes de travail. L’architecture redondante facilite la reprise sur incident. Conçu par les experts de Sefas en collaboration avec l’ONPP, le modèle de rapport permet d’agréger dynamiquement les flux d’informations des systèmes cartographiques et des outils d’analyse. Si nécessaire, quelques clics suffisent pour personnaliser la présentation à la volée sans changer le modèle. Moins d’une heure est nécessaire pour produire l’intégralité des rapports contre une semaine auparavant. La solution SEFAS de composition dynamique a aussi réduit considérablement le risque d’erreur et la durée de la phase de vérification. Durant toute la période de préparation et de production des rapports, soit environ 3 mois par an, l’ONPP bénéficie également d’un support technique personnalisé disponible en permanence.