APRIL choisit HCS pour son SI éditique groupe

Gestion des communications client : APRIL Technologies choisit Harmonie Communication Suite pour son SI éditique groupe

client APRILApril est un groupe d’assurances diversifié, spécialisé dans l’assurance de biens et de personnes. Les risques couverts par April couvrent la santé, la prévoyance, les dommages. Un assuré April peut être un particulier, un Travailleur Non Salarié, une entreprise ou une collectivité. L’offre d’April est commercialisée au travers du réseau des 15 000 courtiers français.  Les contrats sont gérés sous la marque April, ou en gestion pour compte pour d’autres assureurs. 

Cette commercialisation en marque blanche est très importante dans les processus de gestion des communications client. En effet, pour l’assuré tiers, toute la communication est estampillée au nom de la compagnie où il a souscrit son contrat, mais, de fait, c’est April qui gère le contrat.

 L’ENJEU : Accélérer et rationaliser la gestion des communications client

La production documentaire d’April a longtemps été confiée à des prestataires extérieurs. Motivée par une volonté stratégique d’autonomie, la direction d’APRIL décide de ré-internaliser la composition documentaire et l’archivage tout en maintenant l’externalisation des prestations d’impression et de mise sous pli. En 2011 April lance un appel d’offres pour répondre au besoin de rationalisation des systèmes de communication clients dans les filiales spécialisées dans la santé et la prévoyance collective. A cette époque, April Technologies était confronté à plusieurs difficultés :

  • Des systèmes d’informations différents pour des filiales exerçant le même métier

  • Plus de 1 200 modèles de documents avec un numéro spécifique pour chaque modèle : la qualité de la gestion reposait sur la capacité du gestionnaire à identifier le bon modèle pour le bon cas de gestion. Des risques d’erreur avérés!

  • La maintenance des documents était un cauchemar. Lorsqu’un texte législatif devait être modifié dans un paragraphe, il fallait le modifier en autant de fois qu’il y avait d’occurrences dans une foultitude de documents. De fait, chaque cas donnait lieu à la création d’un modèle

  • Une trop grande dépendance sur les prestataires extérieurs pour la conception des modèles

April Technologies, agissant en tant qu’intégrateur du projet, recherchait un logiciel de gestion des communications clients robuste et performant pour industrialiser l’ensemble des documents. La solution devait être intégrée au progiciel métier et aboutir à une réduction substantielle du nombre de modèles. Elle devait permettre aux 200 gestionnaires d’April, à travers un webservice, de générer des courriers à la demande avec visualisation préalable. 

 

POURQUOI AVOIR CHOISI SEFAS ?

  • LA CAPACITE D’INTEGRATION et L’INFRASTRUCTURE : la solution retenue devait répondre à des impératifs de volumes importants, s’intégrer avec le progiciel métier et être hébergé sur un serveur Linux.

  • LA SOUPLESSE : Capacité à créer un système particulièrement flexible en matière de personnalisation

  • LE COUT DE L’INFRASTRUCTURE : avec SEFAS, pas besoin de serveurs énormes pour gérer les flux

La performance des temps de traitement, la facilité de la prise en main par des utilisateurs métier et la diffusion en mode multi canal faisaient également partie des critères de choix.

Bien que n’ayant pas participé au choix de la solution, nous avons adhéré de suite. Nous avons été superbement accompagnés par SEFAS dans la phase d’intégration et de prise en main du logiciel. 

Grâce à la bibliothèque d’objets, une modification de logo ou de tarifs se répercute immédiatement sur n modèles de documents. C’est particulièrement important lorsqu’April agit en marque blanche et en sous-traitance de gestion pour des assureurs tiers qui ont chacun leur charte graphique, leurs modèles, périodicité d’échéanciers,…

Pour la filiale CETIM nous avons mis en place, plus de 200 modèles, la composition à la demande, 150 modèles avec assistants de personnalisation destinés à la composition interactive, et plus d’une quinzaine d’applications batch. La magie était de voir directement à l’écran la restitution des scénarios de courriers. Nous avons pu tester la puissance de l’outil, permettant de publier de 10 à 150 000 documents en une seule production, avec des documents aussi différents qu’une carte TP, un bordereau d’appels de cotisation, une carte verte, une lettre chèque…

J’apprécie d’être autonome dans la création et la gestion des modèles, mais j’ai aussi besoin de support, et SEFAS m’apporte tout cela

ERIC LEPATRE, responsable d’applications, APRIL TECHNOLOGIES

PHASE 2 du projet : Mise en place d'un SI éditique groupe

permettant à n’importe quelle filiale de composer ses propres documents

SEFAS a de nouveau remporté l’appel d’offres face à quelques géants du métier

APRIL Technologies a choisi de migrer de Open Print vers HARMONIE COMMUNICATION SUITE et d’intégrer de nouvelles filiales à la plateforme. Un des critères de choix a été l’antériorité et les compétences présentes dans la maison, réduisant les coûts et temps de mise en œuvre d’autant. Harmonie communication Suite est devenue une solution de référence pour April Technologies.

Bénéfices apportés par la solution de gestion des communications client de SEFAS