Témoignage client Maif 2019-07-09T10:29:52+00:00
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Depuis plus de 10 ans, la mutuelle d’assurance utilise les solutions logicielles Open Print de SEFAS pour sa chaîne éditique et Docupost de SERES pour la numérisation de ses courriers entrants. En partenariat avec ces deux filiales de DOCAPOSTE, la MAIF s’apprête à franchir Une nouvelle étape de la dématérialisation et de la gestion documentaire.

Problématique :   Centralisation et mutualisation du traitement des courriers entrant et sortant pour les 145 délégations  départementales, 16 points d’accueil et 12 centres de gestion des sinistres. 

La solution :   

Open Print Designer, solutions logicielles d’éditique pour la création, la composition, l’optimisation de la production documentaire. 

Docupost, solution intégrée pour la capture, la reconnaissance et la lecture automatique des documents entrants. 

 

«Depuis l’origine, SEFAS et SERES ont su garder leur état d’esprit d’innovation et d’écoute. La réunion de ces deux experts au sein du groupe
DOCAPOSTE est riche en synergies nouvelles »

Didier Menay, Directeur de la Logistique de l'information, MAIF

Bénéfices clients

Vers la convergence documentaire

“Le document est un élément essentiel de la relation client”, assure Didier Menay, Directeur de la Logistique de l’Information à la MAIF. Avec 145 délégations dans toute la France et 12 centres de gestion, le groupe mutualiste assure, entre autres, plus de 3,5 millions de véhicules automobiles et plus de 3 millions de “lieux de risques” (contrats d’assurance habitation). En matière de production documentaire, il compte parmi les sociétés les plus avancées, les plus expérimentées et les plus novatrices sur le sujet. “Nous avons démarré cette aventure dans les années 90 avec l’objectif d’améliorer non seulement notre productivité mais aussi la qualité des documents pour nos clients”, poursuit Didier Menay. Les préoccupations de la MAIF à cette époque allaient de l’optimisation des libellés et des graphiques jusqu’à l’industrialisation des flux et au regroupement, dans une seule enveloppe, des documents adressés à un même sociétaire. Pour concrétiser cette stratégie, la MAIF choisi alors Open Print de SEFAS, aujourd’hui filiale de la société DOCAPOSTE groupe La Poste, autant pour l’agilité et l’évolutivité des outils que pour la forte compétence et l’implication de ses équipes.

Compétence et adaptabilité

“L’important pour nous, c’est de toujours savoir où nous allons. Nous ne voulions pas de solutions trop structurées dont l’évolution dépend uniquement de la stratégie de l’éditeur. Nous privilégions des partenaires “militants“, capables de s’engager et de progresser avec nous”. Ces critères de compétence et d’adaptabilité ont également été déterminants dans le choix de SERES, également filiale de DOCAPOSTE, pour optimiser la gestion des courriers entrants. 

Chaque jour, l’assureur mutualiste reçoit 12 000 à 13 000 courriers. Numérisé immédiatement et transféré vers la plateforme unique de Gestion Electronique de Document, ce flux entrant est aujourd’hui centralisé sur le site de Niort et est accessible depuis l’ensemble des sites de gestion. Pour l’assureur mutualiste, cette nouvelle organisation est un gage d’agilité y compris dans les situations les plus complexes. En cas de catastrophe naturelle par exemple, les centres de gestion qui ne sont pas directement concernés par le sinistre peuvent imédiatement, grâce à la GED commune, venir en aide à ceux qui doivent traiter les dossiers des sociétaires sinistrés. La MAIF s’assure ainsi de répondre à ses clients dans les meilleurs délais.

De l’image numérisée au contenu grâce à Docupost et à Open Print Designer 

Pour aller plus loin, le directeur de la Logistique de l’Information de la MAIF mise sur les synergies entre SEFAS et SERES. “Dans notre architecture documentaire, SEFAS s’occupe des courriers sortants, SERES des courriers entrants. Pour nous, les synergies entre ces deux domaines sont évidentes”, affirme Didier Menay. L’assureur mutualiste s’apprête à franchir un nouveau pas en matière de  dématérialisation et de convergence documentaire en passant, explique-t-il, “de l’image au contenu pertinent”. La MAIF compte sur la combinaison des expertises de SERES et de SEFAS pour pousser plus avant le traitement automatisé des formulaires qui lui sont etournés par ses sociétaires. Pour l’instant, les formulaires sont numérisés sous forme d’image et associés à un numéro de dossier dans la GED, obligeant le gestionnaire à saisir à nouveau les données. Grâce à l’atelier de création documentaire Open Print Designer de SEFAS, il est possible d’optimiser ces formulaires afin de faciliter leur lecture automatique et l’extraction de données. Cette évolution permettra à la MAIF de réduire encore les délais de traitement des documents, au bénéfice d’une meilleure relation avec ses sociétaires.

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