Témoignage client OPT 2019-03-14T12:25:49+00:00

Communication personnalisée, diffusion multicanale, nouveaux services aux entreprises, optimisation de la productivité et réduction des coûts, la mise en œuvre d’Open Print va permettre à l’Office des Postes et Télécommunications de Polynésie (OPT) et à ses filiales de rationaliser, de mutualiser et de réinternaliser ses processus de création et de production documentaire. A terme, la Poste polynésienne, la branche postale de l’OPT qui porte le projet, s’appuiera sur Open Print pour proposer de nouveaux services digitaux à ses clients entreprises.

logiciel de publipostage

Depuis plusieurs années, la Poste polynésienne fait face, comme en France métropolitaine, à la tendance baissière des volumes de courriers et cherche à diversifier ses activités autour du numérique. À la fois banque de détail, opérateur postal et fournisseur de services de téléphonie mobile, de télévision par satellite et d’accès internet, le groupe OPT est par ailleurs confronté à un triple enjeu de cohérence d’image, d’harmonisation des procédures, et d’évolution des outils de communication pour répondre aux nouvelles attentes des clients. « Génératrice de surcoûts importants, l’hétérogénéité de nos systèmes de création et de production documentaire ne nous permettait pas de relever efficacement ce défi « , explique Jean-Victor Lussan.

Problématique :   Centraliser la création documentaire à l’échelle du groupe et développer de nouveaux services pour les entreprises de Polynésie française. 

La solution : oPEN PRINT DESIGNER   

 Atelier de création documentaire et de préparation à la diffusion multicanal

«Open Print nous permettra non seulement de rationaliser et d’industrialiser notre production documentaire en évoluant vers le multicanal, mais aussi de proposer une nouvelle gamme de services de personnalisation de documents et de diffusion multicanale automatisée à nos clients entreprises »

Jean-Victor Lussan, responsable commercial et marketing, la Poste polynésienne (OPT)

Bénéfices clients

UNE VALEUR D’EXEMPLE

Partant de ce constat, l’Office s’est rapidement engagé dans un vaste plan de réorganisation stratégique qui s’est notamment traduit par un projet de centre de services partagé réunissant, à l’échelle du groupe, les activités de création et de production documentaire. Les outils utilisés par la Poste polynésienne devaient être capables de proposer une communication personnalisée sur tous les canaux digitaux et traditionnels, aussi bien pour le groupe lui-même vis-à-vis de ses clients, que sous la forme de services mis à disposition de ses clients entreprise. Car si l’ambition première de l’OPT était bien de réaliser, grâce à l’industrialisation de la chaîne documentaire, d’importantes économies d’échelle en mutualisant les moyens et en automatisant les processus, l’Office comptait aussi mettre ces fonctionnalités à disposition des entreprises de Polynésie française, afin de se positionner comme un acteur clé de leur propre transition numérique. Suivant en cela un parcours d’évolution similaire à celui du Groupe La Poste en métropole, l’OPT mise sur la valeur de l’exemple. Pour l’Office, l’accès à un centre d’expertise pour la conception et la composition des documents et la gestion de la production permettra aux entreprises de Polynésie française d’entrer elles aussi dans l’ère de l’industrialisation de la communication multicanal, avant d’accéder à des fonctions plus avancées telles que la personnalisation ou l’interactivité. 

Richesse fonctionnelle et flexibilité

La solution Open Print Designer de Sefas a été retenue à la fois pour sa convivialité et sa richesse fonctionnelle « Ce qui nous a séduit avec Open Print, c’est non seulement le large éventail des possibilités de communication multicanal, mais aussi la modularité de la solution, permettant une montée en puissance progressive », commente le responsable commercial et marketing de la Poste polynésienne avant d’insister sur un autre critère déterminant, la convivialité de l’outil. « Dans un premier temps, nous mettons en œuvre deux modules centraux de composition et d’automatisation de la chaine de production », confirme Jean-Victor Lussan. La solution permet aux différentes applications métiers des systèmes d’information de l’OPT d’adresser à un guichet unique les flux de données qui sont ensuite préparés à la diffusion multicanale sur la base des modèles conçus avec Open Print Designer. Entièrement automatisés, les flux sont dirigés soit vers un prestataire d’impression, soit vers un media numérique selon le choix du client, et simultanément vers l’archivage à valeur probatoire dans le coffre fort électronique DIGIPOSTE. Pour l’heure, seules les factures de l’Office et de sa filiale VINI sont concernées par cette production  multicanale personnalisée. A terme, le groupe OPT anticipe déjà d’exploiter plus largement les fonctionnalités de la suite d’Open Print, pour mettre en place des services de composition interactive, de réingénierie documentaire ou encore des workflows de validation et de signature des documents. « Nos clients entreprises sont de plus en plus nombreux à être eux aussi confrontés à l’évolution des usages, et notamment au développement du mobile », commente Jean-Victor Lussan.

Réactivité et compétence

Réalisée en seulement quelques mois, la mise en œuvre de la composition documentaire centralisée représentait également un défi en termes de conduite et d’accompagnement du changement. « Le premier enjeu était celui de l’acceptation. Il fallait parvenir à démontrer à l’ensemble des métiers du groupe la pertinence d’une solution qui allait bouleverser toutes les habitudes de travail », poursuit le responsable commercial et marketing de la Poste polynésienne. Installation de l’outil, reprise des modèles existants, notamment pour l’activité de télécommunication, formation d’une dizaine d’utilisateurs qui constitueront le noyau du futur centre de services partagés, la disponibilité, la réactivité et la compétence des équipes de SEFAS ont été, selon Jean-Victor Lussan, « déterminantes pour la réussite du projet , et cela malgré la distance et le décalage horaire ». Avec le recul de quelques mois d’utilisation, la mise en œuvre d’Open Print se solde par un bilan très positif. Outre un fort potentiel d’économies grâce à l’internalisation de la composition documentaire, l’OPT va améliorer de façon visible sa communication client et ses processus grâce à la dématérialisation et au multicanal. « Le déploiement d’Open Print associé aux autres solutions de DOCAPOST et de la branche numérique de la Poste nous permettent de concrétiser notre virage stratégique visant à faire évoluer notre activité de distributeur de courrier vers un métier de transport de l’information sur tous les canaux physiques et digitaux », conclut Jean-Victor Lussan

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