Expert en courrier égrené

Optimiser la gestion de votre courrier égrené avec l’aide d’un expert

La composition de vos documents d’entreprise et la gestion de production éditique peuvent être optimisées à l’aide des solutions logicielles spécifiques. En vous faisant accompagner par un expert en gestion du courrier égrené comme SEFAS Innovation, vous pouvez bénéficier d’une solution adaptée parfaitement aux besoins de votre entreprise.

Pour quelles raisons devez-vous massifier vos courriers égrenés ?

Les courriers égrenés, généralement produits des postes de travail des collaborateurs, constituent une problématique particulière au sein de l’entreprise. Tout d’abord, leur accessibilité laisse à désirer surtout en cas de changement de la personne responsable. La conservation de copies et l’archivage reposent sur l’utilisateur seul, mais ne sont pas automatisés, donc risque d’entrainer des pertes. D’ailleurs, à cause de la production individualisée, ces documents ne conviennent pas toujours aux couleurs et normes de la société, pouvant renvoyer une image incohérente auprès des destinataires.

Le matériel utilisé peut également être en cause. Plusieurs machines à affranchir de marques différentes accroissent les risques d’erreurs. En outre, le besoin d’installer de tels appareils de proximité au sein de chaque service a un coût qu’il serait intéressant d’épargner. Enfin, l’envoi de courrier en flux industriel réduit les tarifs postaux.

Toutes ces raisons justifient la massification du courrier égrené, nécessitant l’intervention d’un expert, car il s’agit d’un véritable projet de réorganisation.

Processus d’industrialisation du courrier égrené : comment s’effectue ce processus ?

Un outil servant à intégrer le courrier égrené dans le flux industriel devrait collecter ces courriers individualisés et les normaliser selon la charte graphique de l’entreprise et les normes demandées. Ces lettres peuvent ensuite être imprimées sur une imprimante industrielle aux formats requis, puis mises automatiquement sous pli, affranchies et adressées.

Pour le courrier électronique, il est distribué via tous les canaux de diffusion souhaités. Vous contrôlez leur envoi et mise à disposition. D’un côté, des copies sont automatiquement archivées et tous les courriers produits bénéficient d’une traçabilité avancée.

La massification ne se limite donc pas à la production de courrier normalisé, tous les services l’adoptent en tant que méthode de travail. Un expert en gestion de courrier égrené va alors dispenser une formation à vos collaborateurs, mais il étudiera surtout en amont la structure de l’entreprise et ses besoins afin de déterminer la meilleure façon de gérer les enjeux des courriers individuels et d’optimiser vos relations externes grâce à leur industrialisation.

En choisissant les solutions proposées par SEFAS Innovation, vous pouvez non seulement disposer d’un système de gestion des communications clients performant, mais aussi de l’accompagnement d’une équipe de techniciens qualifiés et expérimentés.

Réalisez votre projet avec SEFAS

Pour les entreprises souhaitant réorganiser leur correspondance en incorporant les courriers isolés à une chaîne documentaire complète, SEFAS offre une solution innovante assortie de services selon vos besoins. Grâce à notre expérience réussie dans le domaine de l’éditique, nous sommes devenu un acteur incontournable du marché de la communication digitale responsive design.

Avec plus d’une vingtaine d’années de pratique et de savoir-faire, nous sommes maintenant en mesure de proposer plusieurs gammes de solutions technologiques pouvant répondre aux différents besoins de nos clients.

Pour la conception et la gestion de la communication client de l’entreprise vers l’ensemble des canaux de diffusion, nous avons développé la solution Harmonie Communication Suite. Il s’agit d’une suite modulaire qui regroupe 4 solutions logicielles interopérables reposant sur une plateforme unique :

Designer est à la fois une solution de composition éditique omnicanal et un CMS avec des fonctionnalités évoluées
eAccess est une gamme complète de services visant à simplifier la création, la production et le suivi de la communication client
Hubmail est la solution qu’il faut si on veut transformer le courrier égrenés en flux industriel. Ceci permet non seulement d’améliorer les processus internes, mais aussi de réduire les dépenses de 30 % à 60 %.
Producer est l’outil indispensable pour garantir la traçabilité des communications sortantes. Cette solution assure le contrôle de chaque document au cours des étapes de production et de distribution.

En tant qu’expert en gestion de courrier égrené, nous proposons des formations et monitorats à l’intention des utilisateurs sur les bonnes pratiques concernant nos applications. Notre équipe peut aussi réaliser des études et mettre à votre disposition ses expertises pour accompagner au mieux l’industrialisation des courriers isolés au sein de votre entreprise. Dotée d’un sens de l’écoute remarquable, notre équipe veillera particulièrement à ce que vos besoins soient pris en compte.