Glossaire – Expert en courrier égrené 2018-06-26T16:19:49+00:00

Industrialisation des courriers égrenés avec un expert

Un expert en massification de courriers égrenés accompagne les entreprises dans l’industrialisation de leurs correspondances isolées pour une meilleure productivité et une réduction des coûts d’affranchissement postaux. SEFAS, éditeur français de gestion des communications client omnicanal, propose une solution performante de transformation de ces courriers unitaires en flux industriel.

Pourquoi massifier vos courriers égrenés ?

Les courriers égrenés, généralement produits à partir des postes de travail des collaborateurs, constituent une problématique particulière au sein de l’entreprise. Tout d’abord, leur accessibilité laisse à désirer surtout en cas de changement de la personne responsable. La conservation des documents et leur archivage reposent sur l’utilisateur seul, ne sont pas tracées, et risque d’entraîner des pertes. D’ailleurs, à cause de leur production individualisée, ces documents ne conviennent pas toujours à la charte graphique de la société, pouvant renvoyer une image incohérente auprès des destinataires.

La gestion manuelle de ces courriers nécessite souvent une machine à affranchir de proximité au sein de chaque service entraînant une gestion de parc de matériels, des coûts induits de location de matériel et encore une fois des tâches manuelles. Enfin, la transformation de ces courriers en flux industriel permet d’optimiser les tarifs postaux.

Toutes ces raisons justifient la massification du courrier égrené, qui nécessite l’intervention d’un expert car il s’agit d’un véritable projet de gouvernance et d’optimisation de la communication client.

Comment s’initie le processus d’industrialisation du courrier égrené ?

Un outil servant à industrialiser les courriers égrenés et les transformer en flux industriel collecte ces documents individualisés et les normalise selon les normes postales requises et la charte graphique de l’entreprise. Ces courriers peuvent ensuite être diffusés soit par voie électronique soit être imprimés sur une imprimante industrielle aux formats requis, puis mises automatiquement sous pli, et affranchis au tarif industriel de la Poste.

Pour le courrier électronique, il est distribué via tous les canaux de diffusion souhaités. Vous contrôlez leur envoi et leur mise à disposition. Par ailleurs, ces courriers sont automatiquement archivés ou mis en GED et bénéficient d’une traçabilité avancée.

La massification ne se limite donc pas à la production de courriers postaux, tous les services l’adoptent en tant que méthode de travail. Un expert en gestion de courriers égrenés va alors dispenser une formation à vos collaborateurs, mais il étudiera surtout en amont la structure de l’entreprise et ses besoins afin de déterminer la meilleure façon de gérer les enjeux des courriers individuels et d’optimiser vos relations externes grâce à leur industrialisation.

Votre projet avec SEFAS

Pour les entreprises souhaitant réorganiser leur correspondance en incorporant les courriers isolés à une chaîne documentaire automatisée,
SEFAS offre une solution innovante assortie de services selon vos besoins.

Notre solution HUBMAIL réduit vos dépenses de 30% à 60% en améliorant vos processus internes. Ce dispositif collecte, trie et organise les petits courriers dispersés dans tous les services. Vous pouvez donc suivre et contrôler la validation, les modifications et l’itinéraire de chacun d’eux.

SEFAS est expert en massification de courriers égrenés. Éditeur, nous proposons des formations et monitorats à l’intention des utilisateurs sur les bonnes pratiques concernant nos applications. Du fait de notre expérience, nous assurons aussi des études et des expertises pour accompagner au mieux l’industrialisation des courriers isolés au sein des entreprises.

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