Glossaire – Automated document factory 2018-12-21T15:42:34+00:00

Automated Document Factory : votre allié efficacité

L’avènement du numérique a révolutionné le processus de traitement des documents dans le monde de l’entreprise. Automated Document Factory permet d’automatiser les étapes de production et de diffusion documentaires et ce pour l’ensemble des canaux de distribution.

Automated Document Factory : de quoi s’agit-il ?

Automated Document Factory peut être traduit simplement par Production Automatisée de Documents. Il s’agit d’une solution mise à la disposition des entreprises pour simplifier les tâches relatives à la gestion des nombreux documents dont elles ont besoin pour assurer la bonne marche de leurs activités : factures, demandes diverses, avis de paiement, commandes, lettres d’informations, communication interne, etc. Elle permet d’automatiser tout ou partie des travaux qui consistent à concevoir, produire (imprimer ou numériser, en fonction des besoins), et diffuser (à qui de droit) un nombre considérable de documents.

L’utilisation d’un tel logiciel offre aux responsables de la gestion documentaire d’une entreprise la possibilité de gagner en temps et en efficacité. En effet, une fois automatisées, les tâches sont moins fastidieuses et les marges d’erreurs sont minimes ou inexistantes. Pour les responsables métiers par exemple, l’automatisation des activités récurrentes permet d’alléger le travail et de se recentrer sur d’autres activités. Les autres acteurs de l’entreprise ne sont pas en reste : grâce à un audit et un suivi des actions et des tâches, les administrateurs bénéficient d’un meilleur contrôle sur les processus.

Profiter des avantages de cette solution requiert toutefois de bien choisir le logiciel que vous intégrerez à vos outils de travail. Le logiciel Open Print Producer rassemble les dernières innovations de l’Automated Document Factory afin d’optimiser la gestion des ressources utilisées tout au long du cycle de vie du document.

Les possibilités offertes par notre logiciel dédié à l’Automated Document Factory

Notre logiciel dédié à l’Automated Document Factory intègre de nombreuses fonctionnalités, lesquelles rendent possible la centralisation et la consolidation en temps réel des informations de production. Cette solution baptisée « Open Print Producer » permet en outre d’ajuster la production aux moyens disponibles et aux priorités tout en tenant compte du statut des travaux en cours. D’autre part, les utilisateurs peuvent isoler et reprendre les impressions suspendues, document par document, sans toutefois désorganiser le flux normal de production.

À noter que la procédure de validation de la qualité du document s’effectue de manière automatique. D’ailleurs, Open Print Producer envoie des notifications aux utilisateurs métiers, afin de leur permettre de vérifier la conformité du produit, notamment le respect des délais et le mode de diffusion sélectionné. Il signale également les incidents qui surgissent durant le process en émettant des alertes en temps réel. Les notifications faites à l’utilisateur et à l’opérateur ainsi que les éventuelles interventions leur sont envoyées par mail ou SMS.

L’utilisation de notre logiciel apporte des avantages pluriels à son utilisateur. Tout d’abord, en termes de praticité, son interface graphique est entièrement paramétrable et il utilise l’infrastructure existante du client pour la gestion et la production des documents. Par ailleurs, le temps de traitement des documents  clients s’en trouve nettement amélioré grâce à la gestion harmonisée des processus de production. Enfin, cette solution est conçue pour gérer de hauts volumes de documents tout en générant une plus-value business pour l’entreprise.

Une solution logicielle répondant aux exigences de votre activité

Évoluant depuis plus de 20 ans dans le domaine de l’édition de logiciels de gestion documentaire, nous avons pu développer une solution à forte valeur ajoutée capable de satisfaire les exigences des activités de nos clients. De même, nous offrons un accompagnement personnalisé afin de vous aider à réduire vos coûts et rationaliser un volume important de production de documents. Nous vous dispensons également des conseils afin d’optimiser vos documents techniques en vue d’améliorer votre stratégie de relation client et de communication.

Outre le logiciel dédié à l’Automated Document Factory, notre gamme de solutions comprend aussi des applications permettant de créer des documents d’entreprise personnalisés et de communiquer efficacement avec les clients (document communicant).

+33 (0)1 56 29 74 88 Contactez-nousDemander une démoEspace SOS Client