Accessibilité des documents

 

Comment rendre accessibles vos documents en format PDF

 

Un PDF est un format de document qui peut être utilisé pour échanger des informations, par exemple pour rédiger un communiqué de presse, un formulaire d’inscription, etc. Le fait est que ce format n’est pas souvent accessible à tous les internautes, surtout aux personnes qui ont une déficience visuelle.  Dans ce dossier, Sefas Innovation, une société spécialisée dans l’optimisation de l’accessibilité des documents PDF vous apporte des solutions à ce problème.

Pourquoi le document PDF n’est pas accessible à certaines personnes ?

Il importe tout d’abord de faire la différence entre les personnes mal voyantes et les non-voyantes. Les premières disposent toujours d’une faible acuité visuelle (inférieure à 4/10e) à une distance de cinq mètres. Lorsqu’elles vont lire des documents, elles peuvent utiliser des outils de grossissement de caractère ou tout simplement la synthèse vocale.

Par contre, les non-voyants souffrent d’une déficience visuelle totale. À ce titre, ils ne peuvent utiliser que des lecteurs d’écran associés à une plage braille pour comprendre le sens des textes dans les documents.

Seul problème : un document PDF ne comporte pas seulement du texte. Il peut également contenir une image que la synthèse vocale est incapable de lire en l’état, c’est-à-dire sans traitement préalable.

La raison réside dans le fait qu’auparavant, les documents PDF étaient conçus pour être imprimés et non pas pour être lus via un ordinateur.

Pourtant, ceux-ci sont de plus en plus prisés par les entreprises, lorsqu’elles veulent échanger et diffuser une information numérique de manière professionnelle et sécurisée.

Alors, comment rendre vos documents PDF accessibles à tous ?

Rédacteur, directeur artistique, maquettiste ou responsable de communication, vous pouvez toujours améliorer l’accessibilité des documents PDF que vous produisez.

La solution est simple : créer des PDF balisés.

Pour faire face à l’utilisation croissante du format PDF, Adobe a développé une technique pour mieux structurer les PDF et les rendre plus accessibles. Parmi les outils que vous pouvez utiliser, on cite par exemple Adobe InDesign CS5.5, CS6 ou CC.

En suivant quelques séances de formation, vous pourrez disposer d’une bonne connaissance de ces outils, et donc concevoir et créer des documents PDF accessibles.

Après la création de votre PDF, vous pouvez vous servir de ces outils pour créer le code « XML ». Entre autres, vous pouvez utiliser une alternative textuelle aux images, insérer une balise pour indiquer un titre, un graphique, un tableau ou une liste à puces.

Souvent, il est nécessaire d’utiliser Acrobat Distiller pour réduire le poids du PDF ainsi que le temps de traitement nécessaire pour le balisage.

Vous avez besoin de documents PDF accessibles ?

D’abord, pourquoi vous devez savoir pourquoi il est important de rendre votre PDF accessible à tous. D’une part, cela permet d’augmenter l’audience sur vos documents d’entreprise en PDF, car tous vos collaborateurs, investisseurs, actionnaires, etc., même ceux  en situation de handicap, pourront accéder à vos informations comme tout autre utilisateur. D’autre part, cela vous permet d’obtenir un meilleur référencement naturel sur les moteurs de recherche, à l’instar de Google qui aime les contenus en ligne structurés et précisés. Enfin, c’est essentiel pour vous conformer à la législation en matière de handicap visuel, dans le cadre de la Directive européenne Accessibilité numérique.

Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour créer vos documents, la meilleure solution est de vous fier à un spécialiste dans le domaine.

À travers le projet AcceDe PDF, vous pouvez par exemple vous adresser à une équipe spécialisée sur l’accessibilité des documents PDF.

Ce projet est le fruit du travail d’Atalan, une société de conseil et de formation spécialisée dans le domaine de l’accessibilité de vos documents PDF. Cette enseigne intervient également dans la sensibilisation au handicap.

N’hésitez pas à vous rendre sur www.pdf-accessible.com pour découvrir les objectifs de ce projet, les notices qui vous permettront de créer vos documents, les formations auxquelles vous pouvez avoir accès. Enfin, vous y trouverez les prestations d’Atalan en matière de création de documents accessibles.