Glossaire – Gestion des documents 2018-06-25T18:11:59+00:00

Gestion des documents professionnels : optez pour les logiciels SEFAS

La gestion des documents d’entreprise est un travail fastidieux qui requiert non seulement une organisation parfaite, mais également des outils spécifiques. Expert dans l’édition et l’intégration de solution logicielles de gestion documentaire et d’éditique, SEFAS propose ses produits et services aux PME et grands groupes.

La gestion des documents d’entreprise : une tâche fastidieuse

Parmi les documents les plus couramment utilisés par l’entreprise, on peut citer entre autres les lettres d’information, la paperasserie administrative et transactionnelle, le courrier interne ou externe, les documents publicitaires. Concevoir, produire, diffuser, assurer le suivi de ces documents constituent les principales opérations relatives à la gestion documentaire d’entreprise. Il peut également être requis que certains de ces documents fassent l’objet d’une personnalisation ou d’un enrichissement, ou d’une conversion en d’autres formats, en fonction de leurs destinataires.

Compte tenu de la multiplicité des tâches et des types de document à prendre en charge ainsi que du nombre élevé des interlocuteurs de l’entreprise, il est évident que la
gestion des documents professionnels de l’organisation peut être particulièrement chronophage, fastidieuse et coûteuse. Les différentes évolutions technologiques dans le domaine de l’éditique et de la communication d’entreprise ont toutefois permis de créer des solutions logicielles qui offrent la possibilité d’automatiser tout ou partie des opérations et par la même occasion de réduire les coûts.

Dématérialiser pour mieux gérer vos documents

La dématérialisation électronique ou numérique des documents offre de nombreux avantages. D’une part, les documents en version numérique sont faciles à gérer au sein de l’entreprise et de l’autre, ils sont mieux accessibles aux clients. Par ailleurs, la gestion des documents numériques est au cœur des préoccupations des entreprises actuelles. En effet, la numérisation des documents est un outil stratégique visant à assurer leur sécurité et à réduire les coûts générés par l’utilisation d’un entrepôt ou par l’achat des papiers.

En principe, tout document peut être dématérialisé. Toutefois, l’administration peut encore exiger des documents papier originaux afin de certifier l’authenticité d’une information. Au sein des entreprises, il est indispensable d’instaurer un véritable système de gestion de documents électroniques ou GED, ceci pour mieux contrôler les documents et, en corollaire, les rendre accessibles aux collaborateurs. Pour parfaire la dématérialisation des documents, de nombreuses sociétés se spécialisent dans le domaine de l’éditique, à l’instar de notre entreprise
SEFAS.

Notre expertise dans l’éditique à votre service

Pour la gestion de vos documents, nous vous préconisons nos logiciels de qualité. Ils sont étudiés pour répondre aux besoins des entreprises désireuses de se lancer à fond dans le domaine du numérique et de la dématérialisation documentaire. Nous fournissons la gamme Open Print intégrant les solutions Open Print Designer (véritable atelier de création documentaire dédié à la reprise et à la conversion de flux documentaire), Open Print Express (logiciel simple d’utilisation permettant de gérer entre autres le courrier de gestion) et Open Print Producer (logiciel facilitant la coordination et la gestion des moyens de production).

Nous prenons en compte l’évolution de la chaîne éditique vers une plateforme de production documentaire performante visant à moderniser la communication avec le client. Ainsi, nos services vont de la création à la diffusion des documents en passant par un pilotage de la production ainsi qu’une réingénierie documentaire. En assurant une gestion efficace des documents, nos solutions permettent de concilier la performance de l’entreprise dans la production documentaire et les exigences de la clientèle. Ceci dans le contexte d’une communication de gestion multicanal, voire omnicanal.

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