Glossaire – Output management 2018-06-25T18:23:28+00:00

Output management : optez pour le bon outil

L’output management est une tâche qui peut vite devenir fastidieuse si elle est réalisée manuellement mais qui peut aussi être facilitée grâce à des outils adaptés. SEFAS est un spécialiste de la gestion documentaire en entreprise auquel vous pouvez vous adresser pour trouver un logiciel adapté à vos besoins dans ce domaine spécifique.

Output management : les contraintes

L’output management peut être simplement défini comme la gestion des flux sortants de documents. En effet, la communication écrite fait partie des moyens les plus utilisés par les entreprises pour la gestion de leurs relations avec leurs différents interlocuteurs notamment avec leurs clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux ou financiers, ou encore avec l’administration. Or, la production, l’envoi et le suivi des documents ainsi que la multiplicité des destinataires et des types de documents rendent la tâche d’output management particulièrement fastidieuse si elle est réalisée manuellement, et peut nécessiter la mobilisation de plusieurs personnes. Par ailleurs, les contraintes de temps constituent également une problématique supplémentaire.

Toutefois, il existe de nos jours des outils logiciels qui permettent de simplifier les opérations de création, de diffusion et de suivi du courrier externe de l’entreprise. Ces outils offrent la possibilité d’automatiser toute ou partie des opérations. Il est cependant recommandé de choisir vos logiciels auprès de professionnels qui sauront vous conseiller sur l’art et la manière d’en optimiser les fonctionnalités.

Découvrez nos solutions d’output management et de gestion de la production documentaire

Au sein de l’atelier de conception Harmonie Communication Designer, le module d’output management « PROCESS » permet d’orchestrer la chaîne de traitement documentaire grâce aux fonctions de tri, regroupement, éclatement et d’optimisation de l’affranchissement postal. Véritable workflow de traitement documentaire, il permet de préparer les flux en fonction de règles et d’automatiser la diffusion muticanal.

Cette solution peut être couplée à l’atelier de production Harmonie Communication Producer qui se chargera en phase de production d’orchestrer et de superviser le cycle complet du document : ordonnancement, conversion, composition, réingénierie, diffusion multicanal, et archivage. D’ailleurs, cette solution contrôle tous les périphériques de sortie, ce qui permet de garantir une traçabilité totale de chaque document, qu’il s’agisse de productions produites en volume, à la demande ou en mode interactif.

En plus de cela, les utilisateurs reçoivent systématiquement des notifications en temps réel en cas d’incident. Ils peuvent de ce fait suspendre le lot de traitement concerné par l’incident et poursuivre le reste de la production en toute sérénité.

Complétez votre logiciel de gestion de flux documentaires avec d’autres solutions

Outre le module d’output management, nous avons également conçu d’autres solutions répondant à vos besoins. Il s’agit entre autres de la solution de personnalisation de documents e-Access, laquelle intègre des assistants de composition dynamique et des scénarios de validation. Vous pouvez aussi vous doter de Hubmail, solution de massification des courriers égrenés si vous souhaitez réduire vos coûts d’impression et d’affranchissement tout en gagnant en productivité.

Afin d’assurer la réussite de votre projet, notre équipe vous assiste avant, pendant et après son lancement. Nous intervenons ainsi dès la phase de définition et de rédaction de vos besoins fonctionnels jusqu’au déploiement des solutions éditiques. Le support technique de même que l’accompagnement des utilisateurs au changement sont également de notre ressort.

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