Glossaire – Output management 2019-09-19T09:40:45+00:00

Output management


Créez vos documents avec un logiciel output management software. Comment optimiser votre chaine éditique multicanale ?

La chaine éditique regroupe toutes les opérations liées à la conception, la production et la diffusion de vos documents d’entreprise. L’output management software, quant à lui, est un ensemble d’applications qui vous permet de faciliter ces différentes opérations. Voyons cela plus en détail !

La dématérialisation des documents est incontournable

Pendant plusieurs années, pour correspondre avec leurs collaborateurs, fournisseurs, clients, etc., les employés étaient contraints de saisir, imprimer, mettre sous pli et envoyer des documents physiques par le biais du service du courrier. Cela implique non seulement une perte de temps, mais aussi une augmentation des coûts liés au changement de toner, à l’achat des papiers et enveloppes… sans oublier les risques de perte des documents.

De nos jours, il est bien possible, voire indispensable, d’automatiser ces tâches routinières. En numérisant les documents et en centralisant leur traitement et leur processus d’expédition, vous pouvez réduire jusqu’à 80 % les coûts, tout en améliorant leur gestion et leur sécurité. C’est notamment pour cela que vous devriez concevoir vos documents via un logiciel output management software.

Logiciel output management software : de quoi s’agit-il exactement ?

Il s’agit d’une interface qui révolutionne le processus de gestion et de diffusion de l’ensemble de vos documents. Son principal atout est qu’il permet l’automatisation de la chaine éditique multicanale, depuis la préparation de vos flux documentaires jusqu’à leur diffusion, en passant par la mise au format, le tri, le regroupement, etc.

En utilisant cet ensemble d’applications, vous pourrez par exemple choisir le format adapté au canal de communication que vous utilisez (AFP, HTML PCL, PDF, PostScript…). Vos documents seront donc bien lisibles sur n’importe quel support de lecture.

De plus, en dématérialisant vos documents avec une interface output management software, vous allez pouvoir les archiver plus facilement, même avec un flux de données important.

Autres avantages de l’output management software

L’autre principal atout de ce logiciel est qu’il permet d’envoyer différents types de documents sur mesure via n’importe quel canal (courrier, e-mail, fax, portail web, courrier en ligne…). Ceci est possible, car l’importation de documents doit être traitée et la sortie des envois est séparée.

Autrement dit, en fonction du format de sortie choisie, vos employés peuvent donc ajouter d’autres informations sur les documents pour les personnaliser. Pour ce faire, ils peuvent par exemple utiliser des marquages OMR, des logos, des offres promotionnelles, ou encore des codes DataMatrix sur les espaces libres.

Par ailleurs, il faut savoir que la séparation des étapes de traitement et d’envoi permet de regrouper certains documents afin d’automatiser et d’optimiser leur expédition. Ainsi, vos employés n’auront plus à se soucier de ces opérations et pourront se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour finir, sachez que de nombreuses entreprises internationales ont déjà adopté l’automatisation de leur chaine éditique multicanale. Cela dit, la gestion des documents via un logiciel output management software a le vent en poupe et les développeurs d’une telle interface rivalisent d’ingéniosité pour proposer des solutions efficaces et plus accessibles. Comme la dématérialisation et l’automatisation de la gestion de vos documents sont incontournables, vous aussi, vous devriez penser à en adopter.

+33 (0)1 56 29 74 88 Contactez-nousDemander une démoEspace SOS Client