Glossaire – Formation en gestion documentaire 2018-12-21T14:17:57+00:00

Gestion documentaire : une formation de qualité avec SEFAS

Suivre une formation est plus que nécessaire pour tous les professionnels qui souhaitent mieux comprendre et maîtriser les clés de la gestion documentaire en entreprise. Depuis plus de vingt ans, SEFAS met son expérience et ses compétences aux profits des PME et grandes entreprises pour les aider à mieux gérer la production, diffusion et archivage de documents.

La mise en place d’un système de gestion documentaire : une nécessité pour les entreprises

Même si les résultats de la mise en place d’un système de gestion documentaire restent difficilement mesurables, il s’agit d’une démarche intéressante, car les enjeux sont réels pour la productivité de l’entreprise.

Tout d’abord, l’amélioration de l’accès aux dossiers induit un gain de temps appréciable que l’on peut rentabiliser ailleurs. L’organisation des fichiers et leur centralisation dans une plateforme unique offrent également  la possibilité de suivre les mises à jour des documents. Par conséquent, chaque collaborateur concerné peut suivre l’itinéraire d’un fichier dans la chaîne de validation sans avoir besoin de partage manuel.

D’ailleurs, opter pour une gestion électronique de vos documents d’entreprise constitue un pas vers la transformation numérique, démarche incontournable à l’ère du digital. Enfin, les processus qualité comme ISO 9001 intègrent la gestion documentaire, rendant nécessaire la formation des équipes et la mise en place d’un logiciel spécifique. Il convient donc d’initier un vrai projet pour le contrôle et l’utilisation des dossiers professionnels.

Pourquoi une formation en gestion documentaire est-elle indispensable ?

Il existe différents prestataires proposant des applications dédiées à la gestion documentaire. Comme ces logiciels ne doivent pas demeurer de simples outils de travail, ils doivent alors intégrer une méthode  de traitement innovante de vos documents d’entreprise. C’est pourquoi il faut choisir un prestataire capable d’un réel transfert de compétence en plus de l’expertise produit. Un expert qui peut faciliter la mise en œuvre des différentes tâches comme la modélisation de fichiers, le paramétrage des plateformes, la correspondance du logiciel aux applications métier…

Les éditeurs proposent généralement un accompagnement dans la mise en place du logiciel, mais il est également possible d’accéder à des services selon vos besoins, notamment l’aide à la conduite de tout le projet. Il s’agit d’un travail en amont pour définir les solutions adaptées et ensuite élaborer le système de gestion documentaire approprié pour aboutir à la formation des utilisateurs. En effet, un tel investissement ne serait pas intéressant sans les conseils et l’assistance de spécialistes dans ce domaine.

Par ailleurs, cette formation permet de comprendre l’enjeu d’une bonne gestion documentaire pour que chaque organisme soit capable de gérer facilement et efficacement les documents.

SEFAS, des solutions logicielles et une formation garantie pour la gestion documentaire

SEFAS est un éditeur de logiciels de gestion documentaire, mais dispense également une formation en la matière. Dans la mise en place et le déploiement des solutions proposées, nous accompagnons les clients afin qu’ils s’approprient l’application comme il se doit. Selon le type de documents utilisés, les contraintes d’utilisation et les objectifs à atteindre, SEFAS prodigue aussi des conseils d’expert reposant sur une vingtaine d’années d’expérience. Sachant que chaque entreprise bénéficie de conditions de travail différentes, nous nous engageons à un monitorat personnalisé envers nos clients. En outre, des séminaires en ligne, un support hotline ainsi qu’un club utilisateur sont à votre disposition au besoin.

Grâce à notre expertise métier, la flexibilité et la réactivité de nos collaborateurs, vous profiterez d’une formation sur mesure en gestion documentaire, pour une productivité accrue. À noter que notre équipe sera également à votre entière disposition pour faciliter votre transformation digitale et pour améliorer et optimiser votre chaîne éditique.

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