Output management

Logiciel output management : adressez-vous à SEFAS Innovation

La conception, la production et la diffusion des documents d’entreprise nécessitent une stratégie efficace et des outils performants et adaptés. Dans ce cadre, SEFAS Innovation a développé un ensemble d’applications ou un système d’output management permettant de faciliter ces différentes opérations. Cette société est d’ailleurs reconnue comme étant un éditeur de référence en solutions logicielles d’éditique et en gestion des communications client.

La dématérialisation des documents est incontournable

Pendant plusieurs années, pour correspondre avec leurs collaborateurs, fournisseurs, clients, etc., les employés étaient contraints de saisir, imprimer, mettre sous pli et envoyer des documents physiques par le biais du service du courrier. Cela implique non seulement une perte de temps, mais aussi une augmentation des coûts liés au changement de toner, à l’achat des papiers et enveloppes… sans oublier les risques de perte des documents.

De nos jours, il est bien possible, voire indispensable, d’automatiser ces tâches routinières. Pour ce faire, il convient de recourir à l’éditique notamment à l’ensemble des systèmes et moyens informatique permettant l’édition de documents. Les tâches vont entre autres se porter sur la publication et l’expédition en masse de documents professionnels des entreprises, des administrations publiques ou encore des diverses institutions. En numérisant les documents et en centralisant leur traitement et leur processus d’expédition, vous pouvez réduire jusqu’à 80 % les coûts, tout en améliorant leur gestion et leur sécurité. C’est notamment pour cela que vous devriez concevoir vos documents via un logiciel output management software.

Logiciel output management software : de quoi s’agit-il exactement ?

Il s’agit d’une interface qui révolutionne le processus de gestion et de diffusion de l’ensemble de vos documents. Son principal atout est qu’il permet l’automatisation de la chaine éditique multicanale, depuis la préparation de vos flux documentaires jusqu’à leur diffusion, en passant par la mise au format, le tri, le regroupement, etc.

En utilisant cet ensemble d’applications, vous pourrez par exemple choisir le format adapté au canal de communication que vous utilisez (AFP, HTML PCL, PDF, PostScript…). Vos documents seront donc bien lisibles sur n’importe quel support de lecture.

De plus, en dématérialisant vos documents avec une interface output management software, vous allez pouvoir les archiver plus facilement, même avec un flux de données important.

Autres avantages de l’output management software

L’autre principal atout de ce logiciel est qu’il permet d’envoyer différents types de documents sur mesure via n’importe quel canal (courrier, e-mail, fax, portail web, courrier en ligne…). Ceci est possible, car l’importation de documents doit être traitée et la sortie des envois est séparée.

Autrement dit, en fonction du format de sortie choisie, vos employés peuvent donc ajouter d’autres informations sur les documents pour les personnaliser. Pour ce faire, ils peuvent par exemple utiliser des marquages OMR, des logos, des offres promotionnelles, ou encore des codes DataMatrix sur les espaces libres.

Par ailleurs, il faut savoir que la séparation des étapes de traitement et d’envoi permet de regrouper certains documents afin d’automatiser et d’optimiser leur expédition. Ainsi, vos employés n’auront plus à se soucier de ces opérations et pourront se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour finir, sachez que de nombreuses entreprises internationales ont déjà adopté l’automatisation de leur chaine éditique multicanale. Cela dit, la gestion des documents via un logiciel output management software a le vent en poupe et les développeurs d’une telle interface rivalisent d’ingéniosité pour proposer des solutions efficaces et plus accessibles. Comme la dématérialisation et l’automatisation de la gestion de vos documents sont incontournables, vous aussi, vous devriez penser à en adopter.

Un spécialiste de l’output management software à votre service

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions logicielles dédiées à l’automatisation de la chaîne éditique. Ces outils permettent de concevoir des documents et les modifier selon les besoins spécifiques des clients. Dans ce cadre, SEFAS Innovation met à la disposition des professionnels une gamme étendue de produits et services destinés à l’éditique. Chaque solution proposée répond parfaitement aux exigences et aux problématiques de chaque métier en tenant compte de leurs spécificités : contraintes de délais de production, type et nature des documents, etc.

Outre nos outils dédiés à l’output management, nous avons constitué pour vous une équipe à forte valeur ajoutée afin de vous assurer un accompagnement optimal en temps réel.