Gestion de processus documentaire

Des solutions logicielles d’éditique innovantes pour faciliter la gestion de vos processus documentaires

Dans le cadre de ses activités, l’entreprise est amenée à gérer un volume important de documents et d’informations, qu’ils soient physiques ou dématérialisés. Avec le temps, ces données s’accumulent et leur gestion peut vite devenir problématique. Conscients des défis auxquels sont confrontées les entreprises dans la gestion de leur processus documentaire, nous avons conçu des solutions logicielles d’éditique fiables et performantes. Grâce à ces outils, l’archivage, la sauvegarde ou encore la diffusion de vos documents seront grandement facilités.

La gestion de processus documentaire : qu’est-ce que c’est ?

La gestion de processus documentaire regroupe plusieurs opérations qui vont de la conception à la diffusion des documents et des courriers de l’entreprise. Entre ces deux principales étapes, il faut également procéder à la production, à l’enrichissement ou à la personnalisation des contenus. Le tri, classement, archivage et indexation des fichiers font également partie des tâches qui reviennent aux responsables de la gestion documentaire. Ils sont aussi ceux auxquels vous pourrez vous adresser pour la recherche de documents précis dans les archives, et ils effectuent enfin la destruction des documents obsolètes.

Compte tenu de la multiplicité des tâches et de leur caractère fastidieux et chronophage, il serait trop difficile de gérer manuellement tous les processus documentaires. Divers outils logiciels sont toutefois désormais disponibles auprès des experts de l’éditique et de la gestion documentaire en entreprise pour automatiser tout ou partie des opérations. Il existe également des solutions tout-en-un qui permettent de prendre en charge toute la chaîne éditique.

Quels avantages pouvez-vous tirer de l’optimisation de la gestion documentaire ?

Une gestion de processus documentaire optimisée apporte de nombreux bénéfices et garantit un échange d’informations et des transactions performantes avec les clients et les collaborateurs. C’est en effet un poste de dépense important pour les entreprises et il monopolise souvent trop d’employés. Cela permet aussi de maximiser la traçabilité ce qui est un atout majeur, surtout pour les fichiers critiques nécessitant un haut niveau de sécurité.

Par ailleurs, dans le contexte actuel du tout connecté, la maîtrise de l’information devient un enjeu vital pour les entreprises. Car avec la multiplication des canaux de diffusion, l’explosion des échanges et des litiges ou la diversification des supports de communication, la moindre perte ou mauvaise diffusion de données peut être fortement préjudiciable.

Et avec l’entrée en vigueur du nouveau cadre juridique européeen RGPD pour Règlement général sur la protection des données, la gestion des données est désormais encore plus contraignante pour les entreprises. Néanmoins, l’utilisation d’un logiciel d’éditique à jour devrait faciliter la mise en place d’une démarche de processus documentaire intégrant ces nouvelles règlementations.

En outre, le recours à une solution logicielle efficace offre la possibilité d’accélérer l’ensemble des processus, ceci procure un gain de temps et d’argent non négligeable. Les délais de réponse sont aussi améliorés et le partage du suivi des fichiers également. Cela permet de garantir une relation pérenne avec sa clientèle en augmentant la qualité des services fournis et la réactivité. Pour optimiser la gestion de processus documentaire, il est utile de faire appel à un spécialiste comme SEFAS.

Qui sommes-nous ?

Créée il y a presque 30 ans, nous sommes une société française qui a choisi de faire de l’édition de solutions logicielles dédiées à l’éditique et à la communication digitale notre spécialité. Notre expérience et notre savoir-faire nous ont permis de devenir un acteur incontournable dans notre domaine.

De nombreuses sociétés internationales et nationales choisissent d’implémenter les outils que nous développons, car ils répondent en tout temps à leurs exigences. Aujourd‘hui, nous proposons plusieurs types de solutions dans notre catalogue.

Pour l’amélioration de la gestion de processus documentaire, nous fournissons des services de haute qualité, dispensés par des experts hautement qualifiés. Nous accompagnons nos clients et les assistons pour la rédaction des besoins fonctionnels et des spécifications, pour l’élaboration d’une architecture éditique de haut niveau, l’installation des logiciels, la gestion de projet (organisation, ressources, équipes, analyse…).

Nous pouvons également fournir une assistance pour le développement d’applications, la réalisation de tests, l’intégration de nos solutions dans l’environnement métier de chaque client et pour l’optimisation des différentes applications (mise en forme, analyse algorithmique ou réutilisation de contenu.

Nos collaborateurs portent une attention particulière sur la satisfaction de la clientèle. Pour mettre en place une gestion de processus documentaire performante, nos conseillers sont à votre entière disposition pour étudier vos besoins et y répondre.