Automated document factory
Automated Document Factory : votre allié efficacité
L’avènement du numérique a révolutionné le processus de traitement des documents dans le monde de l’entreprise. Automated Document Factory permet d’automatiser les étapes de production et de diffusion documentaires et ce pour l’ensemble des canaux de distribution.
Automated Document Factory : de quoi s’agit-il ?
Automated Document Factory peut être traduit simplement par « Usine de production de documents automatisée ». Il s’agit de mettre en place un automate permettant de créer et distribuer sur différents canaux les documents critiques des entreprises : factures, demandes diverses, avis de paiement, commandes, lettres d’informations,… L’objectif étant d’assurer un contrôle et une traçabilité mais également de réduire les délais, de tirer parti de son parc d’impression, et d’optimiser ses coûts.
Introduit par Gartner dans les années 1990, le concept d’Automated Document Factory (usine de production de documents automatisée) était à l’origine un modèle de production automatisée de documents destiné à l’impression en masse. Au départ, il s’agissait de produire le plus rapidement possible les flux documentaires, de les normaliser et d’optimiser l’affranchissement postal. En 2007, le Gartner introduit le concept d’ADF 2.0 afin de prendre en compte les évolutions : sorties multi-canal, évolution des standards d’impression, intégration de données CRM,…
Actuellement, et grâce au développement du numérique, elle permet d’automatiser tout ou partie des travaux qui consistent à concevoir, produire (préparer à la diffusion multi-canal) et diffuser sur les bons canaux les documents de l’entreprise.
L’utilisation d’une solution logicielle d’ADF offre aux responsables de la gestion documentaire d’une entreprise la possibilité de gagner en temps et en efficacité. En effet, une fois automatisées, les tâches sont moins fastidieuses et les marges d’erreurs sont minimes voire inexistantes. Pour les responsables métiers par exemple, l’automatisation des activités récurrentes permet d’alléger le travail et de se recentrer sur leur métier.
Les autres acteurs de l’entreprise ne sont pas en reste : grâce à un audit et un suivi des actions et des tâches, les administrateurs bénéficient d’un meilleur contrôle sur les processus.
Grâce à ce logiciel, vous allez pouvoir accélérer la réalisation de certaines tâches telles que la composition dynamique de documents personnalisés, la suppression ou l’exploitation des espaces blancs sur les relevés, l’interaction avec les logiciels postaux, les travaux d’optimisation des tirages, l’exploitation de la diffusion sur plusieurs canaux, l’exécution de rapports ou encore la communication avec votre CRM.
Profiter des avantages de cette solution requiert toutefois de bien choisir le logiciel que vous intégrerez à votre chaine de production. Harmonie Communication Producer rassemble les dernières innovations de l’Automated Document Factory afin d’optimiser la gestion des ressources utilisées tout au long du cycle de vie du document.
Les possibilités offertes par la solution d’Automated Document Factory de SEFAS
Notre logiciel dédié à l’Automated Document Factory intègre de nombreuses fonctionnalités, lesquelles rendent possible la centralisation et la consolidation en temps réel des informations de production. Cette solution baptisée « Harmonie Communication Producer » permet en outre d’ajuster la production aux moyens disponibles et aux priorités tout en tenant compte du statut des travaux en cours. D’autre part, les utilisateurs peuvent isoler et reprendre les impressions suspendues, document par document, sans toutefois désorganiser le flux normal de production.
À noter que la procédure de validation de la qualité du document s’effectue de manière automatique. D’ailleurs, Harmonie Communication Producer envoie des notifications aux utilisateurs métiers, afin de leur permettre de vérifier la conformité du produit, notamment le respect des délais et le mode de diffusion sélectionné. Il signale également les incidents qui surgissent durant le process en émettant des alertes en temps réel. Les notifications faites à l’utilisateur et à l’opérateur ainsi que les éventuelles interventions leur sont envoyées par mail ou SMS.
L’utilisation de notre logiciel apporte des avantages pluriels à son utilisateur. Tout d’abord, en termes de praticité, son interface graphique est entièrement paramétrable et il utilise l’infrastructure existante du client pour la gestion et la production des documents. Par ailleurs, le temps de traitement des documents clients s’en trouve nettement amélioré grâce à la gestion harmonisée des processus de production. Enfin, cette solution est conçue pour gérer de hauts volumes de documents tout en générant une plus-value business pour l’entreprise.
Une solution logicielle répondant aux exigences de votre activité
Évoluant depuis plus de 20 ans dans le domaine de l’édition de logiciels de gestion documentaire, nous avons pu développer une solution à forte valeur ajoutée capable de satisfaire les exigences des activités de nos clients. De même, nous offrons un accompagnement personnalisé afin de vous aider à réduire vos coûts et rationaliser un volume important de production de documents. Nous vous dispensons également des conseils afin d’optimiser vos documents techniques en vue d’améliorer votre stratégie de relation client et de communication.
Outre le logiciel dédié à l’Automated Document Factory, la gamme Harmonie Communication Suite comprend aussi des applications permettant de créer des documents d’entreprise personnalisés unitaires et de communiquer efficacement avec les clients.