Composition interactive de documents

Qu’est-ce que la composition interactive de documents ?

La composition interactive de documents vise à donner une autonomie maîtrisée à un utilisateur métier (fréquemment un gestionnaire de front office) afin qu’il puisse personnaliser lui-même un document métier. Cette personnalisation peut être utile par exemple dans un contexte particulier non prévu dans son application métier.

La composition interactive de documents est fréquemment utilisée pour produire des documents complexes (des contrats par exemple) car elle permet en s’appuyant sur un seul modèle de documents de s’adapter à tous les cas d’usage et de ne présenter dans le document final que le contenu utile : un contenu pertinent, personnalisé et 100% « customer centrics ».

La composition interactive, de quoi s’agit-il ?

La composition interactive de documents permet à un gestionnaire d’interagir avec son document. Cette fonctionnalité est de plus en plus utilisée car les utilisateurs métier ont besoin d’autonomie pour être réactifs face à leurs clients.

Lorsqu’un gestionnaire produit un document métier pour un de ses clients (un devis, un contrat,…), il est soumis à un cadre formel qui a été préalablement défini en phase de conception de modèles. Il s’agit de documents sensibles, soumis à une règlementation, des directives, des mises à jour de clauses ou tout simplement du respect d’une charte graphique. Ces éléments ont besoin d’être maitrisés de manière centrale par l’entreprise. Pour cela les entreprises développent des modèles de documents afin de garantir la conformité de leur contenu par application de leurs règles de gestion.

Dans certains cas, le gestionnaire est confronté à des cas particuliers ou récupère des informations de son client qui ont besoin d’être mentionnées dans les documents métier qu’il aura à lui transmettre. C’est dans ce cadre par exemple que la composition interactive de documents est utile. Cette fonctionnalité permet également à l’entreprise de réduire le nombre de modèles en donnant la possibilité au gestionnaire de compléter un simple formulaire associé à un modèle « générique ». Sa saisie, ses choix dans ce formulaire auront pour effet de personnaliser dynamiquement tout le contenu de son document, sans qu’il n’ait à rédiger lui-même du contenu. Par application de règles préalablement définies, le document sera composé en quelques clics. Toutefois, l’entreprise pourra, si elle le souhaite, prévoir un espace de texte libre et verrouiller des paragraphes.

C’est au sein de l’atelier de conception DESIGNER  que seront définis les « espaces de liberté » du gestionnaire.  A chaque modèle de documents pourra être associé un formulaire de personnalisation (également conçu dans l’atelier de conception), agissant comme un véritable assistant, le guidant pas à pas dans sa personnalisation. Afin d’assurer un contrôle, le document produit par le gestionnaire pourra être adressé dans un circuit de validation interne.

Etant donné la criticité des documents métier, un environnement d’édition contrôlé avec des outils adaptés, en l’occurrence, une solution de composition interactive, est fondamental pour la gouvernance des contenus. Ainsi, vos équipes pourront adapter leurs communications, en utilisant par exemple des champs de données ou en ajoutant un texte libre, tout en garantissant le respect de la charte graphique. Vous gardez évidemment le contrôle de toutes les modifications ou changements apportés aux contenus.

Le processus de composition dynamique peut également intégrer des règles d’assemblage de documents (automatiques ou avec l’intervention de l’utilisateur pendant le processus).

Les bénéfices

La personnalisation de documents peut rapidement s’avérer fastidieuse si elle est effectuée dans un outil bureautique, comme nous le voyons souvent. La composition interactive de documents est donc une solution mise à disposition des entreprises commerciales de services ou de produits afin de faciliter et optimiser les diverses opérations relatives à cette tâche. Il s’agit d’automatiser une partie ou la totalité de la conception et, éventuellement, de la diffusion des documents. Cette option comporte des avantages indéniables à commencer par un gain de temps considérable et une réduction des coûts de production des documents. Les marges d’erreurs qui peuvent coûter très chères aux entreprises sont aussi considérablement réduites, voire, inexistantes.

Cette fonctionnalité permet également aux gestionnaires de gagner en autonomie et de s’affranchir d’un recours systématique au service informatique lorsqu’un cas particulier se présente. Il dispose d’un outil flexible qui lui permet de se centrer sur son client. Il délivre de surcroit un document intégrant toutes les spécificités de son client. Il en résulte une communication claire et engageante. Il pourra choisir en temps réel le canal de diffusion le plus adapté à son client mais aussi au contexte. Cette fonctionnalité peut être couplé à un service de signature en ligne permettant un parcours client 100% digital.

Si vous voulez bénéficier de tous les atouts proposés par la composition interactive de documents, il est vivement recommandé de bien choisir les outils que vous utiliserez. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à des spécialistes qui sauront vous conseiller sur les solutions les mieux adaptées à vos besoins ainsi qu’à votre budget.

La composition interactive chez SEFAS

Avec sa suite Harmonie Communication, SEFAS offre la possibilité aux entreprises de produire en masse ou à la demande des documents dynamiquement personnalisés et conformes aux exigences de l’entreprise mais également de permettre aux utilisateurs d’ajouter du contenu supplémentaire, et ce dans un cadre maîtrisé et contrôlé. Cette fonctionnalité est accessible soit au travers du portail e-Access de la suite Harmonie Communication, soit du portail métier de l’entreprise par intégration. Cette dernière option permet aux utilisateurs métier de rester dans leur interface métier habituel sans avoir à changer d’environnement lors de leur acte métier.

SEFAS est un éditeur français de solutions logicielles d’éditique et de CCM (Customer Communications Management), en français « Gestion des communications client ». Forts de 30 ans d’expérience en la matière, nous vous offrons les moyens de bénéficier de documents de qualité à l’image de votre entreprise. Ainsi, notre suite logicielle Harmonie Communication Suite vous permettra de concevoir et de produire tous les documents de l’entreprise : du simple email aux documents les plus sensibles en intégrant des SMS ou documents web. Quel que soit le média ou le canal, vos communications seront dynamiquement pilotés par les données issus de vos systèmes et seront personnalisés pour chaque client et pour chaque contexte.  Dans cette optique, nous vous invitons à découvrir Harmonie Communication e-ACCESS qui la solution de composition interactive de documents de la suite et Harmonie Communication DESIGNER qui est l’atelier de conception pour l’ensemble de la suite.

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