Composition interactive de documents
Qu’est-ce que la composition interactive de documents ?
La composition interactive de documents vise à donner une autonomie maîtrisée à un utilisateur métier afin qu’il puisse lui-même en toute sécurité personnaliser un document métier sans avoir à solliciter les équipes IT. Cette personnalisation peut être utile par exemple dans un contexte particulier non prévu dans son application métier. Elle est fréquemment utilisée pour produire des documents complexes (des contrats par exemple). En effet, elle permet en s’appuyant sur un seul et unique modèle de documents de s’adapter à tous les cas d’usage. Par conséquent, seul le contenu utile apparaîtra dans le document final : un contenu pertinent, hyper-personnalisé et 100% « customer centrics ».
Donner de l’autonomie aux utilisateurs métier
Concrètement, la composition interactive permet à un gestionnaire d’interagir avec un document déjà valorisé. Cette fonctionnalité est de plus en plus utilisée car les utilisateurs métier ont besoin d’autonomie pour être réactifs face à leurs clients.
Lorsqu’un gestionnaire d’assurance, par exemple, produit un document métier pour un de ses clients (un devis, un contrat,…), il est soumis à un cadre formel préalablement défini en phase de conception de modèles. Il s’agit fréquemment de documents sensibles, soumis à une règlementation, des directives, des mises à jour de clauses ou tout simplement du respect d’une charte graphique. Ces éléments ont besoin d’être maitrisés de manière centrale par l’entreprise. Pour cela les entreprises développent des modèles de documents afin de garantir la conformité de leur contenu par application de règles de gestion.
Dans certains cas, le gestionnaire est confronté à des cas particuliers ou récupère des informations utiles à mentionner dans les documents. C’est dans ce cadre par exemple, que la composition interactive de documents est utile. Elle permet également à l’entreprise de réduire le nombre de modèles en donnant la possibilité au gestionnaire de compléter un simple formulaire associé à un modèle « générique ». Sa saisie et ses choix dans ce formulaire auront pour effet de personnaliser dynamiquement tout le contenu de son document, sans qu’il n’ait à rédiger lui-même du contenu. Et sans qu’il n’ait besoin de réclamer un nouveau modèle de documents, voire de rédiger son document dans son outil bureautique. Grâce à la composition interactive, par application de règles préalablement définies, le document sera personnalisé et composé en quelques clics. L’entreprise pourra également, si elle le souhaite, prévoir un espace de texte libre et verrouiller certains paragraphes.
Une autonomie toutefois maitrisée
C’est au sein de l’atelier de conception DESIGNER que seront définis les « espaces de liberté » du gestionnaire. A chaque modèle de documents pourra être associé un formulaire de personnalisation (également conçu dans l’atelier de conception), agissant comme un véritable assistant, le guidant pas à pas dans sa personnalisation. Afin d’assurer un contrôle, le document produit par le gestionnaire pourra être adressé dans un circuit de validation interne.
Etant donné la criticité des documents métier, un environnement d’édition contrôlé, en l’occurrence, une solution de composition interactive, est fondamental pour la gouvernance des contenus. Ainsi, vos équipes pourront adapter leurs communications, en utilisant par exemple des champs de données ou en ajoutant un texte libre, tout en garantissant le respect de la charte graphique. Vous gardez évidemment le contrôle de toutes les modifications ou changements apportés aux contenus.
Le processus de composition dynamique peut également intégrer des règles d’assemblage de documents (automatiques ou avec l’intervention de l’utilisateur pendant le processus).
Les bénéfices de la composition interactive
La personnalisation de documents peut rapidement s’avérer fastidieuse si elle est effectuée dans un outil bureautique, comme nous le voyons souvent. La composition interactive de documents est donc une solution permettant de donner de l’autonomie aux métiers sans perdre le contrôle. Il s’agit d’automatiser tout en donnant des espaces de liberté contrôlés aux utilisateurs. Les bénéfices sont indéniables, à commencer par un gain de temps considérable et une réduction des coûts de production des documents. Mais le bénéfice ultime est la réduction, voire la disparition des marges d’erreurs qui peuvent coûter très chères aux entreprises.
Comme précédemment évoqué, elle permet également à un gestionnaire de s’affranchir d’un recours systématique au service informatique lorsqu’un cas particulier se présente. Il dispose ainsi d’un outil flexible qui lui permet de se centrer sur la relation client. Grâce à cette approche, le gestionnaire est plus réactif et la communication peut être instantanée. Il en résulte une communication claire et engageante de nature à satisfaire et à améliorer l’expérience client. De plus, le gestionnaire pourra choisir en temps réel le canal de diffusion le plus adapté. Cette fonctionnalité peut être également couplée à un service de signature en ligne pour un parcours client 100% digital.
Si vous souhaitez bénéficier de tous les atouts proposés par la composition interactive de documents, il est vivement recommandé de bien choisir les outils que vous utiliserez. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à des spécialistes qui sauront vous conseiller sur les solutions les mieux adaptées à vos besoins ainsi qu’à votre budget.
La composition interactive chez SEFAS
Avec sa suite Harmonie Communication, SEFAS offre la possibilité aux entreprises de produire en masse ou à la demande des documents dynamiquement personnalisés et conformes aux exigences de l’entreprise. Avec l’option de composition interactive, la personnalisation peut aller plus loin en permettant aux utilisateurs d’ajouter du contenu supplémentaire, et ce dans un cadre maîtrisé et contrôlé. Cette fonctionnalité est accessible soit au travers du portail e-Access de la suite Harmonie Communication, soit du portail métier de l’entreprise par intégration. Cette dernière possibilité est la plus fréquente. Elle permet aux utilisateurs métier de rester dans leur interface métier habituel sans avoir à changer d’environnement.
SEFAS est un éditeur français de solutions logicielles d’éditique et de CCM (Customer Communications Management), en français « Gestion des communications client ». Forts de plus de 30 ans d’expérience en la matière, nous vous offrons les moyens de bénéficier de documents de qualité à l’image de votre entreprise. Ainsi, notre suite logicielle Harmonie Communication Suite vous permettra de concevoir et de produire tous les documents de l’entreprise : du simple email aux documents les plus sensibles en intégrant des SMS ou documents web. Quel que soit le média ou le canal, vos communications seront dynamiquement pilotés par les données issus de vos systèmes et seront personnalisés pour chaque client et pour chaque contexte. Dans cette optique, nous vous invitons à découvrir Harmonie Communication e-ACCESS qui la solution de composition interactive de documents de la suite. Nous vous invitons également en complément à découvrir l’atelier de conception Harmonie Communication DESIGNER.
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Harmonie Communication e-ACCESS peut être utilisé avec d’autres solutions du groupe DOCAPOSTE, comme la contractualisation en ligne, l’archivage à valeur probatoire, le coffre-fort numérique DIGIPOSTE.
