Diffusion de documents multi canal

PDiffusion multi canal de documents : choisissez un professionnel comme our SEFAS

La diffusion multi canal de documents est une pratique très en vogue et incontournable pour les entreprises. En effet, les documents sont conçus pour être distribués via le courrier physique (papier) ou via d’autres canaux, souvent au format électronique. Cela permet de sélectionner dynamiquement le canal de communication le plus adapté à chaque destinataire. Pour ce faire, vous devriez utiliser un logiciel fiable comme celui proposé par SEFAS.

Pourquoi opter pour la diffusion multi canal ?

Aujourd’hui, il existe de nombreux canaux de diffusion adaptés aux documents professionnels. En effet, si autrefois, la poste, les services de coursiers et plus tard le fax étaient les moyens les plus utilisés, les innovations technologiques dans le domaine de la télécommunication et de l’informatique, notamment les technologies mobiles et le numérique offrent de nos jours de nouvelles alternatives aux entreprises pour optimiser leur correspondance et pour être au plus près des divers acteurs interagissant avec elles. La diffusion multi canal consiste donc à utiliser plusieurs méthodes en même temps pour l’envoi des documents et des messages à ces différents interlocuteurs. Les documents peuvent alors être déclinés en de nombreux formats de manière à correspondre à des canaux de diffusion spécifiques. La diffusion multi canal simplifie également la communication client et permet un gain de temps et d’argent considérable du fait que l’entreprise peut interagir directement et facilement avec son entourage professionnel pour un moindre coût. Toutefois, il est essentiel de bien choisir les canaux en fonction des informations ou du type de documents d’une part, et en fonction des destinataires d’autre part.

La diffusion multi canal, une tâche fastidieuse et délicate

Le multi canal est le fait pour une entreprise d’utiliser différents supports de communication en vue de commercialiser un produit, un service, ou bien d’améliorer la relation client. Néanmoins, l’élaboration et la distribution des documents et courriers d’entreprise notamment celles de dépliants promotionnels, de lettres d’information, factures, journaux d’entreprise, sont pour tous les professionnels des opérations qui nécessitent des ressources financières et humaines conséquentes. D’autre part, le juste fonctionnement entre différents services force les sociétés à produire beaucoup de documents imprimés qu’il faut par la suite envoyer aux collaborateurs en interne ou externe.

La diffusion multi canal se présente alors comme le meilleur moyen de faire parvenir chaque document aux destinataires et de s’assurer qu’ils les reçoivent. Cette option permet en effet de distribuer les courriels et de faire passer les messages via divers canaux. Toutefois, la mise en place d’un tel dispositif d’envoi n’est pas vraiment une tâche simple et les erreurs et les oublis sont nombreux lorsqu’il s’agit de traiter les documents manuellement. Néanmoins, les avancées technologiques ont permis de créer des outils de gestion performants qui éliminent les risques de faute ou d’omission dans ce domaine.

Les étapes à suivre pour la diffusion de vos documents via plusieurs canaux différents

D’une manière générale, cela se fait en cinq étapes. D’abord, le spécialiste que vous aurez choisi va procéder à la récupération des données issues de vos logiciels métier tels que Sage, Cegid, etc. Ensuite, il va identifier le type de document à diffuser. Il peut s’agir d’une facture, d’un courrier, d’un bulletin de paie, etc.

À ce stade, vous pouvez bénéficier l’un des avantages de la diffusion multi canal, c’est-à-dire la possibilité de personnaliser tous vos documents avec le logo de votre entreprise, une image, un code-barres ou un encart publicitaire.

Ceci étant fait, votre spécialiste va appliquer automatiquement des règles de gestion que vous aurez définies au préalable.

Et pour finir, il va préparer la diffusion automatique vers le canal de communication le plus adapté aux destinataires des documents.

Bien entendu, l’outil qu’il met à votre disposition devrait vous permettre de suivre la diffusion de tous les documents par le biais de tableaux de bord.

SEFAS, un système de diffusion multi canal à la hauteur des attentes

Avec plus de vingt ans d’expérience, SEFAS est devenu un leader en tant qu’éditeur de logiciels destinés à optimiser la production et la diffusion documentaire des entreprises. Nous proposons entre autres aux utilisateurs plusieurs supports pour l’impression (diffusion papier), l’archivage ou email (diffusion électronique). Notre solution inclut également le logiciel Open Print qui prend en charge tout ou partie des travaux relatifs à la production, la gestion des documents et courriers professionnels.

Son interface intuitive gère l’éditique jusqu’à la diffusion multi canal, le contrôle et le suivi. Avec SEFAS, votre projet éditique est donc entre de bonnes mains. Nous nous engageons notamment à atteindre vos objectifs d’optimisation de la production documentaire tout en assurant un accompagnement en temps réel dans la mise en place de solutions répondant exactement à vos besoins.