Document multicanal

Document multicanal en entreprise

A l’ère du numérique, les points d’interaction entre l’entreprise ses clients, prospects et partenaires se multiplient et rendent la gestion des flux quotidiens de documents problématique. Cependant, des outils logiciels de gestion documentaire électronique existent pour faciliter la capture multicanal, offrant ainsi aux organisations une flexibilité accrue. SEFAS, le spécialiste des solutions dédiées à l’éditique, vous accompagne dans la mise en œuvre de votre stratégie multicanal.

Document multicanal : l’automatisation des processus

La communication écrite a toujours joué un rôle essentiel dans l’épanouissement de l’entreprise. Dans cette optique, le document multicanal figure parmi les options privilégiées par les entreprises pour optimiser la production et la gestion de leurs documents professionnels. Il peut s’agir de documents transactionnels (factures, bons de commande, avis de paiement, etc.), de documents administratifs, de courrier interne ou externe destiné aux différents interlocuteurs de la société, ou encore de documents pour la publicité. Toutefois, adopter une procédure manuelle pour ce genre d’opération est assez complexe compte tenu de la diversité des données. Il est donc vivement recommandé de recourir à l’automatisation des tâches. D’ailleurs, la production, la diffusion et le suivi de ces documents peuvent être automatisés au sein d’une chaîne éditique bien organisée. En étant numérisés, ils seront plus faciles à manipuler en cas de nécessité de modification ou de personnalisation. Par ailleurs, le document multicanal a été conçu pour s’adapter à divers canaux de diffusion ce qui facilite la gestion de sa distribution et de son envoi auprès des destinataires.

Pour rester compétitives, les entreprises doivent aujourd’hui mettre en place des canaux complémentaires pour enrichir l’expérience et l’acte d’achat du client. L’implémentation d’un outil de gestion documentaire électronique permettant de convertir les informations contenues dans les documents en valeur ajoutée s’avère indispensable. Le logiciel de création de document multicanal va permettre dans un premier temps de dématérialiser les documents entrants et existants afin de mieux les exploiter, partager et archiver. Cet outil centralise aussi les informations et favorise les interactions entre différents utilisateurs : collaborateurs, clients, partenaires, prospects. Le logiciel de création de document multicanal est une solution agile qui gère l’ensemble des processus, de la numérisation, à la détection et l’indexation, jusqu’à la recherche, au traitement et à l’archivage de documents, d’images numériques, et de données électroniques.

Il est tout de même essentiel de bien choisir les outils logiciels que vous utiliserez au sein de votre chaîne éditique et pour la gestion de vos documents d’où la nécessité de faire appel à un expert en la matière à l’instar de SEFAS.

Pourquoi recourir au document multicanal ?

Un document multicanal peut être partagé, traité et conservé beaucoup plus facilement. Il est tout à fait possible de le diffuser par le biais de tous les canaux de communication, print ou digital, sans altérer son contenu. En matière de coût, l’usage de ce type de document est particulièrement avantageux pour l’entreprise. En effet, celle-ci n’aura plus à concevoir à chaque fois un nouveau document. Une seule édition suffit pour chaque communication. L’économie de temps et la fluidité du processus de production documentaire constituent également des avantages appréciables de son usage. Évidemment, la création de ce type de document requiert un outil spécifique. Vous pouvez vous en procurer auprès de SEFAS !

Un spécialiste de la production de document multicanal à votre service

Depuis plus de vingt ans, SEFAS édite des outils pour simplifier la production documentaire des entreprises. Nous nous efforçons d’apporter aux professionnels des solutions pertinentes pour alléger le coût de production des documents utilisés pour leur communication.

Open Print Designer est un exemple de solutions que nous éditons. Cet outil possède toutes les fonctions utiles pour la conception et la personnalisation de document multicanal. Il facilite également la reprise et la conversion des flux documentaires. Grâce à Open Print Designer, un seul contenu et un seul processus suffisent pour communiquer avec l’ensemble des canaux de diffusion existants (mail, web, PDF, archivage légal…). En plus, cet outil offre la possibilité d’enrichir de manière dynamique le contenu d’un document (changer de logo, ajouter un message personnalisé…).

SEFAS propose aussi d’autres solutions de production de document multicanal à l’instar d’Open Print Express et Open Print Producer. En outre, notre équipe sera à votre entière disposition pour répondre à toutes vos demandes et recommandations.

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