Workflow document documentaire

Gestion du workflow de documentaire et traitement de document : misez sur les outils SEFAS Innovation

Bien choisir les outils pour la gestion du workflow de documentaire et le traitement de document de votre entreprise est essentielle. Vous trouverez auprès de SEFAS Innovation des logiciels de gestion documentaire fiables et performants ainsi qu’un accompagnement de professionnels pour la sélection de celui qui répondra exactement à vos besoins et pour sa prise en mains.

Les différents documents utilisés en entreprise

De nos jours, toutes les entreprises utilisent toutes sortes de documents dans le cadre de leurs activités. Leur volume et l’importance des flux documentaires dépendent toutefois de leurs métiers. Il s’agit cependant pour la plupart de documents destinés à la communication avec leurs différents interlocuteurs : ceux pour les transactions commerciales (factures, bons de commande, avis de paiement, relances, etc.), ceux pour les relations avec l’administration et ceux pour la communication interne avec les salariés (notes et avis divers, bulletins de paie, convocations, etc.).

Avec les nombreuses innovations technologiques dans le domaine de leur production et leur gestion, pratiquement tous les documents sont numérisés pour en faciliter la diffusion et le suivi. L’utilisation d’un outil de gestion du workflow de documentaire et du traitement de document s’avère alors essentiel pour optimiser leur prise en charge. L’objectif étant de gagner du temps et d’éviter les omissions et les erreurs.

La gestion documentaire en entreprise, un processus fastidieux

La gestion documentaire au sein d’une entreprise consiste à prendre en charge le cycle de vie des documents professionnels utilisés par la société dans le cadre de ses activités et de ses relations avec ses différents interlocuteurs. Entre autres tâches, elle inclut la conception, la production, la diffusion et le suivi des documents, qu’il s’agisse des documents utilisés pour les transactions ou du courrier interne et externe et des lettres d’informations. Effectué manuellement, ce travail à la chaîne peut vite devenir fastidieux dès lors que le nombre de documents à prendre en charge est élevé.

L’utilisation de logiciels d’éditique permet toutefois de simplifier la gestion documentaire d’une entreprise puisqu’ils offrent la possibilité d’automatiser toute ou partie des opérations d’une part, et de réduire de manière considérable les coûts et le temps nécessaire pour le traitement de documents. Par ailleurs, l’optimisation de l’efficacité du workflow documentaire est également un avantage dont vous pouvez bénéficier par l’usage de tels outils.

Pourquoi faut-il maîtriser le workflow documentaire ?

Pour beaucoup d’entreprises, une grande partie des informations est représentée par des documents. C’est le cas par exemple des bureaux de conseils, des bureaux d’études, etc. La maîtrise de cette quantité d’information est évidemment essentielle pour garantir à la clientèle une prestation de qualité, respectueuse des délais et à moindre coût. Raison pour laquelle il est essentiel d’assurer une gestion documentaire efficace.

La mise en œuvre d’un workflow documentaire permet de standardiser et d’automatiser le traitement des documents de l’entreprise. Tout au long du processus qui conduit chaque document d’un utilisateur à un autre, chaque étape est contrôlée, maîtrisée, enregistrée. Qui a fait quoi, quand, comment, pourquoi… toutes les informations essentielles pour favoriser de bonnes conditions de travail collaboratif doivent être accessibles.

Amélioration de votre workflow documentaire : pensez à SEFAS INNOVATION

Arrivés sur le marché en 1991, nous sommes un acteur incontournable dans le domaine de l’édition de solutions logicielles dédiées aux processus de communication client des entreprises. Forts de nos longues années d’expertise, nous occupons une place particulière au niveau national, mais aussi international. De nombreuses entreprises et grands groupes ont choisi d’implémenter nos applications pour ne citer que Groupama, APRIL ou encore MAIF.

SEFAS, éditeur de logiciels d’éditique et de gestion documentaire, propose de multiples solutions permettant d’optimiser votre workflow documentaire. Nous disposons d’outils adaptés aux besoins des services financiers, des administrations et collectivités, des assurances et mutuelles, des services publics, des industries, des prestataires de services, mais aussi des opérateurs en télécommunications.

Nos solutions vous permettront d’assurer la cohérence et la conformité réglementaire de vos documents, leur confidentialité et leur sécurité, ainsi que la traçabilité des échanges tout au long de leur cycle de vie. En somme, votre workflow documentaire gagnera en efficacité. En plus, vous pourrez réaliser des économies sur le coût et les délais de votre production documentaire.

En plus, nos outils sont faciles à déployer. Notre équipe se met volontiers à votre disposition pour vous assister dans leur mise en œuvre et former leurs futurs utilisateurs. Ne tardez plus, découvrez dès aujourd’hui les solutions de gestion documentaire les plus adaptées à vos besoins en nous téléphonant ou en nous envoyant un courrier électronique. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.