Optimiser les processus de traitement des flux de courriers


L’optimisation des processus de traitement des flux de courrier doit toujours passer par l’audit de l’existant. Cette approche permet en effet d’identifier les failles qui engendrent des erreurs, des pertes ou des oublis, des coûts élevés et de long délais de traitement.


Analyse approfondie des procédures internes et de l’environnement documentaire


L’audit de la gestion du courrier consiste à diagnostiquer la chaîne documentaire (infrastructure et procédure) depuis le tri jusqu’à l’archivage. Si les opérations de traitement sont réalisées manuellement, les risques d’oublis et d’erreurs de classement, et de ce fait, de retards sont élevés, ce qui peut impacter négativement sur l’activité de l’entreprise.


L’objectif est alors de trouver une solution efficace pour réduire les délais d’acheminement et de traitement, de maîtriser les coûts, et d’assurer le suivi et la traçabilité de toutes les opérations (tri, consultation, impression, archivage…). Concrètement, cette solution doit permettre l’amélioration des processus internes et la réduction des dépenses liées au traitement.


Transformer les courriers égrenés en flux industriel


La solution choisie doit proposer des outils permettant de collecter et de normaliser les courriers unitaires égrenés sur chaque poste de travail en vue de les transformer en flux industriel.


Le fichier industriel généré peut être imprimé dans le format requis (PDF, PCL, AFP…) et dans un site de production interne ou externe, puis, adressé vers différents types de canal : courrier simple, recommandé, et voie électronique. Il est possible de trier les flux suivant des critères prédéfinis et de les archiver dans des systèmes de GED ou d’archivage.


Confiez l’audit de la gestion de votre courrier à des experts de l’éditique


Si vous souhaitez analyser l’efficacité de vos processus de traitement des flux de courrier, notre équipe Consulting peut très bien vous accompagner dans votre démarche. Étant spécialisés dans le développement de solutions logicielles d’éditiques et de gestion documentaire, nous pouvons vous aider dans la gestion de votre projet d’optimisation et vous proposer la solution adaptée à vos besoins.


En effet, nous avons développé HUBMAIL, la solution qui vous permettra d’améliorer vos processus internes et réduire vos dépenses de 30 % à 60 %. Ce logiciel performant prend en charge la collecte des courriers égrenés unitaires générés sur les postes de travail ainsi que leur standardisation afin de les rendre à la fois conformes à la charte de l’entreprise dans un workflow de validation et de signature, et éligibles au traitement industriel.


En choisissant HUBMAIL, vous bénéficiez de nombreux avantages considérables :

  • réduction du coût global de production et d’affranchissement des courriers jusqu’à 60 %
  • diminution des dépenses liées aux équipements : imprimantes, machines à affranchir, etc.
  • automatisation des processus et de ce fait, réduction des marges d’erreur
  • gain de temps et de productivité
  • suivi et traçabilité des courriers unitaires assurés grâce à la centralisation du pilotage des envois et de l’archivage.

Suivant les spécificités de vos besoins, cet outil peut être complété par d’autres solutions comme Open Print, la plateforme de gestion de la communication client sur tous les canaux.