Plateforme éditique

Les entreprises doivent gérer quotidiennement un flux continu de documents en provenance et vers leurs partenaires commerciaux, clients et fournisseurs. Une tâche à la fois chronophage et fastidieuse pourtant nécessaire. Pour gérer au mieux leur chaine éditique, les entreprises ont de plus en plus recours à une plateforme dédiée qui assure la production et la diffusion automatisées des documents à moindre coût.

L’éditique d’entreprise, un domaine à fort enjeu et aux applications multiples

Ce terme désigne couramment l’ensemble des systèmes et moyens (notamment informatiques) mis en œuvre pour l’édition de documents. Habituellement, cette activité porte essentiellement sur la publication et l’expédition en masse de documents par des entités professionnelles : entreprises, administrations publiques, institutions diverses, etc.

Dans la pratique, on peut donc y avoir recours de façon ponctuelle ou périodique. Les différentes campagnes de communication commerciale font d’ailleurs intervenir une plateforme éditique pour l’édition et l’envoi de brochures et dépliants publicitaires vers les clients et prospects. Il en est de même pour les courriers réguliers tels que les factures, les relevés de compte ou encore les lettres de relance pour recouvrement. Ainsi, qu’il s’agisse de publications numériques ou de courriers physiques, les documents sont généralement caractérisés par un contenu textuel fixe accompagné de parties variables (notamment l’identité et les coordonnées du destinataire).

Face à une clientèle segmentée et exigeante, la chaine éditique ne doit plus se limiter à la production de masse mais générer des documents à valeur ajoutée. L’objectif est de personnaliser au maximum les correspondances vers les clients tout en s’adaptant aux nouveaux enjeux de la numérisation des documents papiers. La confidentialité et la sécurité des informations doivent aussi être prises en compte. Dans les secteurs critiques comme les banques, les clients ont pris l’habitude de se servir de leurs smartphones et tablettes pour soumettre des informations sensibles. Il revient aux entreprises de garantir que les données sont cryptées de manière sécurisée. La gestion de toutes ces opérations ne peut être réalisée par les méthodes classiques du batch et du transactionnel. Le recours à une plateforme éditique dédiée, comme celle proposée par SEFAS, s’avère indispensable.

Comme il s’agit d’une opération critique pour de nombreux secteurs d’activité, il est nécessaire de pouvoir la réaliser de façon optimale. Le but est de produire rapidement des documents pertinents et de les envoyer dans les meilleurs délais, le tout en limitant autant que possible les erreurs sans oublier les contraintes de coûts à maîtriser.

L’automatisation des tâches : une solution clé en main

Avec les avancées technologiques actuelles, il n’est plus nécessaire pour les entreprises de rédiger manuellement leurs rapports et leurs documents professionnels. En effet, des solutions logicielles sont désormais proposées par des plateformes spécialisées pour automatiser chaque processus de la chaîne éditique. Ces dernières permettent ainsi de créer et de modifier des documents afin de les adapter aux besoins spécifiques de chaque destinataire. Par ailleurs, cette automatisation des opérations réduit considérablement le temps consacré au traitement des documents ainsi que la marge d’erreur.

SEFAS, une plateforme éditique pour optimiser vos projets

La mise en place et l’exploitation d’une chaîne éditique de qualité exigent des outils (matériels et logiciels) parfaitement adaptés et des ressources humaines pleinement qualifiées. Plus que la simple impression de courrier, il s’agit d’un processus complexe pouvant aller de l’extraction des données depuis les applicatifs métiers au contrôle d’expédition. Toute organisation soucieuse d’optimiser sa gestion documentaire a donc intérêt à travailler avec une plateforme éditique spécialisée.

Cela permet d’une part de s’assurer de la qualité et de la performance des opérations grâce à une expertise professionnelle dédiée. D’autre part, la sous-traitance (partielle ou totale) de ce type d’activités permet à l’entreprise de se consacrer à son cœur de métier.

Du choix de l’expert en éditique à qui confier la création et la publication des documents d’entreprise dépend donc en partie la pertinence et l’impact de sa communication auprès des différents partenaires et en particulier les clients.

Depuis plus de vingt ans, SEFAS propose une gamme étendue et complète de services et produits dédiés à l’éditique. Nos solutions reposent avant tout sur une suite logicielle répondant aux besoins des entreprises d’aujourd’hui. Tout au long de votre projet de mise en place d’une plateforme éditique, nous tenons compte de vos spécificités (types et natures de documents, contraintes de délais de production…) et concevoir ainsi un système taillé à vos besoins.