Courrier égrené


Fies vous à un spécialiste pour assurer la gestion de vos courriers égrenés

La gestion des flux de courriers n’est pas une mince affaire, notamment lorsque votre entreprise ne dispose pas des ressources humaines et matérielles indispensables pour mener à bien cette tâche. C’est la raison pour laquelle beaucoup de PME choisissent de la confier à des experts comme SEFAS, une enseigne qui vous propose un logiciel efficace pour l’industrialisation et la gestion de vos courriers égrenés.

L’automatisation des tâches pour une gestion optimale des courriers égrenés

Le courrier égrené constitue l’ensemble des courriers (simples ou recommandés, unitaires ou en grand nombre) qui circulent quotidiennement au sein d’une entreprise.

Il peut s’agir de missives échangées entre les différents services en interne, de lettres officielles des subordonnées à leurs supérieurs ou encore de documents adressés à d’autres bureaux, agences et filiales se trouvant dans ou en dehors du territoire national.

C’est donc un élément majeur de la communication interne de l’entreprise.

Toutefois, traiter des courriers isolés manuellement et au cas par cas peut s’avérer extrêmement contraignant.

En effet, la personne chargée de cette mission s’occupera de nombreuses tâches, dont la conception, la conservation et la distribution d’une multitude de documents. Non seulement une telle opération constitue une perte de temps préjudiciable, mais elle accroît considérablement les risques d’erreurs.

De plus, la production individualisée ne convient pas forcément aux besoins de l’entreprise.

Quant au matériel utilisé, il sert à intégrer le courrier égrené dans le flux industriel. Pour ce faire, l’outil va collecter les courriers individualisés et les normaliser conformément à la charte graphique de l’entreprise et aux normes demandées.

Une imprimante industrielle sera ensuite utilisée pour imprimer les documents selon les formats requis.

Enfin, les courriers seront mis automatiquement sous pli, affranchis et envoyés.

Compte tenu de la difficulté des tâches à entreprendre et des risques encourus, automatiser la production et la diffusion du courrier égrené devient impératif.

Mais quel est l’intérêt de cette solution ?

En réalité, les courriers qui sont disséminés dans tous les services de l’entreprise sont généralement gérés manuellement par chaque employé. Cela nécessite un traitement à la fois fastidieux et chronophage et les risques d’erreur ne sont pas à écarter. Sans oublier que le traitement unitaire des documents peut engendrer des coûts conséquents et l’augmentation du tarif d’affranchissement.

Pour faire simple, l’industrialisation de vos courriers égrenés permet d’améliorer vos processus internes et de réduire les dépenses liées à la gestion de vos documents, de l’ordre de 30 à 60 %.

Gestion du courrier égrené : que propose SEFAS ?

Plus de 5 milliards de courriers égrenés sont générés annuellement en France, dont 50 % d’entre eux ne sont pas encore industrialisés.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses sociétés spécialisées qui proposent ce genre de service et accompagnent les entreprises dans la réalisation de ce travail fastidieux.

Pour tous les professionnels souhaitant incorporer leurs courriers isolés à une chaîne documentaire complète, SEFAS met à votre disposition une solution clé en main pour simplifier votre gestion quotidienne du courrier.

Avec notre produit Hubmail, vos courriers égrenés seront ainsi collectés et massifiés dans une « corbeille électronique ».

Vous aurez également la possibilité de les relever régulièrement dans la journée pour les imprimer sur les sites de production Docapost.

En choisissant nos solutions, vous bénéficierez de tous les atouts de la technologie Docapost à savoir :

  •  une installation simple, modulable et transparente pour l’utilisateur ;
  •  des paramétrages adaptés à votre structure ;
  •  une proposition de plan d’action ;
  •  une analyse de l’existant et diagnostic ROI personnalisé ;
  •  des formations utilisateurs.

Fort d’une solide expertise dans le domaine, nous sommes en mesure de vous apporter une solution efficace et pérenne, quelles que soient les exigences de votre métier.