Glossaire – Courrier égrené 2018-06-26T16:21:00+00:00

Logiciel de gestion de courriers égrenés

Le courrier égrené fait partie des outils de communication interne les plus utilisés dans les entreprises, institutions et organismes. Optimiser la gestion de ce courrier interne requiert d’une part une bonne organisation et d’autre part des outils adaptés. SEFAS met à la disposition des entreprises un logiciel fiable et efficace pour ce faire.

La gestion du courrier égrené, une opération fastidieuse

Le courrier égrené est constitué du courrier interne de l’entreprise. Dans le cas des grandes structures, la gestion des flux de courrier entre les différents départements peut rapidement devenir problématique si la société ne dispose pas des ressources matérielles et humaines pour prendre en charge le volume considérable de lettres d’informations et autres missives à créer et à distribuer.

En effet, les secrétaires et assistantes qui doivent se charger de la rédaction des missives se retrouvent souvent débordées notamment lorsqu’il s’agit de rédiger différents types de courrier. Bien que celles qui sont les mêmes peuvent juste être personnalisées en changeant le nom des destinataires, effectuer cette tâche manuellement est aussi fastidieux de chronophage et les risques d’erreur sont réels. Par ailleurs, ceux chargés de la distribution peuvent également finir par s’emmêler les pinceaux lorsque le nombre de lettres et de destinataires est élevé. Il existe toutefois aujourd’hui des solutions logicielles qui permettent de faciliter la production et la diffusion du courrier égrené.

Qu’est-ce que le courrier égrené ?

La nécessité d’une communication inter-départements ou en externe oblige en effet les entreprises à produire de nombreux documents imprimés qu’il faut ensuite envoyer à différents destinataires. On appelle courrier égrené l’ensemble des documents et courriers administratifs ou d’information qui circulent en interne dans une entreprise. On parle ici aussi bien des missives qui s’échangent entre les différents services que les lettres officielles des subordonnés à leur supérieurs, mais également des documents et courriers qui viennent et qui vont vers des filiales, agences et autre bureaux affiliés à l’entreprise sur le territoire national et à l’étranger.

Trop peu d’entreprises disposent des ressources matérielles et humaines pour piloter gestion de courriers et de documents en gros volumes. Étant donné le grand nombre de courriers à traiter, les responsables finissent parfois par tout mélanger, se trompent de destinataires ou oublient quelques-unes des missives à envoyer. Toutefois, il est aujourd’hui possible de leur simplifier la tâche avec des outils adaptés.

Les avantages offerts par Open Print de Sefas Innovation

Une bonne stratégie SOA permet d’optimiser la gestion du courrier égrené, qu’ils soient unitaires ou en nombre, simples ou recommandés. Des sociétés spécialisés proposent ce type de service et aident les PME à réduire leurs coûts relatifs à ce travail fastidieux. Sefas Innovation a conçu sa suite logicielle Open Print pour venir en aide aux entreprises qui ont du mal à gérer leurs documents et courrier internes et externes. Ce programme comprend entre autres fonctionnalités un outil qui permet de prendre en charge l’intégralité du courrier égrené notamment la gestion des envois et du dispatch des courriers reçus. Il réduit largement le temps de traitement du courrier et permet aux responsables de se concentrer sur des tâches plus productives. De plus, la marge d’erreur ou d’oubli est quasiment nulle.

+33 (0)1 56 29 74 88 Contactez-nousDemander une démoEspace SOS Client